Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC)

Titre : Chargé(e) d’Approvisionnement et de la Logistique

Service : CIT

Statut de l’employé : Temps Plein

Chef hiérarchique : Directrice des Opérations

Emplacement : Yaoundé

CONTEXTE

Creative Associates International Inc. est une organisation dynamique en pleine croissance, spécialisée dans le développement international dans les domaines de l’éducation, des transitions démocratiques et de la stabilité dans les environnements post-conflits. Basée à Washington, DC, l’organisation est représentée dans 20 pays à travers le monde, et possède un portefeuille solide et diversifié de contrats internationaux avec l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) et d’autres clients, notamment le Département d’État des États-Unis et le Département de la Défense des États-Unis. L’organisation a acquis une solide réputation auprès de ses clients et lors de ses missions dans le monde entier ; elle est tenue en haute estime aussi bien par ses partenaires que par ses concurrents.

DESCRIPTION DU PROGRAMME

Creative Associates International Cameroun Limited (« Creative Associates ») se prépare à la mise en oeuvre du programme du Bureau des Initiatives de Transition (OTI) au Cameroun de l’USAID : le Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC). Le programme de deux ans vise à renforcer les relations intercommunautaires grâce à des initiatives locales, à autonomiser les jeunes et à accroître la cohésion sociale. Le Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC) oeuvrera au niveau local en partenariat avec des organisations locales. Afin de gérer et d’appuyer la mise en oeuvre du Programme d’Appui à l’Initiative Communautaire (PAIC) de l’USAID, Creative Associates cherche à engager une équipe hautement qualifiée et motivée. Tous les postes, y compris ceux basés à Yaoundé, sont des emplois à temps plein et nécessitent une disposition à voyager dans tout le nord du Cameroun. Creative Associates souhaite particulièrement recevoir des candidatures féminines. Seuls les candidats et candidates qualifiés qui suivent les instructions de candidature seront contactés.

DESCRIPTION DU POSTE

Le/a Chargé(e) d’Approvisionnement et de la Logistique est responsable de l’acquisition de biens et de services pour le bureau de Yaoundé et les activités de programme mises en oeuvre sous forme de subventions sous un contrat d’activités, en grande partie attribués en nature, ou d’une assistance technique à court terme avec la fourniture directe de biens et de services. Le/a Chargé(e) d’Approvisionnement et de la Logistique est tenu(e) de se conformer aux politiques et procédures de Creative Associates, au système de directives automatisées de l’USAID (ADS), au règlement des acquisitions (AIDAR) et au règlement sur les acquisitions fédérales (FAR) du gouvernement des États-Unis, ainsi qu’aux réglementations qui s’appliquent aux activités du PAIC et aux subventions. Le/a Chargé(e) d’Approvisionnement et de la Logistique appuiera l’ensemble de l’équipe basée à Yaoundé, afin d’appliquer le processus d’approvisionnement, tant pour les opérations de Creative Associates que pour les activités du programme. Le/a Chargé(e) d’Approvisionnement et de la Logistique acquerra des biens et des services et les fournira en temps opportun pour assurer le bon fonctionnement des bureaux de Yaoundé et Maroua de Creative Associates, les activités du programme au niveau national et les activités mises en oeuvre dans la région Extrême Nord. Le/a Chargé(e) d’Approvisionnement et de la Logistique est responsable de s’assurer de la transparence tout au long du processus d’approvisionnement, de mettre à jour le système de classement et fournir une documentation complète pour chaque approvisionnement, y compris les devis et propositions, les évaluations des devis et propositions, les mémorandums d’accord pour la négociation, les documents d’attribution, la correspondance avec les fournisseurs, et l’inventaire des activités, comme requis par les politiques et procédures de Creative Associates et les règlements de l’USAID. Le/a Chargé(e) d’Approvisionnement et de la Logistique est responsable de la mise à jour de l’inventaire des opérations, comme requis par les politiques et procédures de Creative Associates et les règlements de l’USAID. Le/a Chargé(e) d’Approvisionnement et de la Logistique jouera également un rôle clé dans la gestion du parc de véhicules de Creative Associates. Ce poste sera basé au bureau de Yaoundé, tandis que les activités prévues du programme couvriront l’ensemble du pays, notamment la région Extrême Nord. Volonté et capacité de voyager dans tout le Cameroun.

ORGANISATION HIÉRARCHIQUE

Le/a Chargé(e) d’Approvisionnement et de la Logistique relèvera du/de la Chargé(e) d’Opérations basé(e) à Yaoundé et supervisera les chauffeurs.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Les principales responsabilités comprennent, mais ne sont pas limitées à ce qui suit :

Responsabilités générales

• Participer régulièrement aux réunions du programme PAIC et y faire des rapports sur les progrès de la mise en oeuvre des activités et communiquer tout problème lié à l’approvisionnement de biens et de services.
• Se familiariser et se conformer à toutes les procédures et manuels approuvés du PAIC (p. ex., le Guide de gestion des activités, l’Organigramme du cycle des activités, le Guide d’approvisionnement sur place).
• Développer et maintenir de bonnes relations de travail avec les récipiendaires, les organisations nationales et internationales, les ministères gouvernementaux du pays, les partenaires locaux, les parties prenantes et les bénéficiaires.
• Préparer les documents papier et les fichiers électroniques pour tous les approvisionnements en cours à des fins de suivi.
• S’assurer que les dossiers d’approvisionnement sont conformes aux politiques et procédures de Créative, et documenter la liste de contrôle en fonction de la valeur de l’approvisionnement. Les documents requis peuvent comprendre : les devis et propositions, les évaluations, les documents d’attribution (bon de commande, contrat de sous-traitance, contrat de consultation) et la correspondance avec les fournisseurs pour chacun des approvisionnements.
• S’assurer que les processus d’approvisionnement suivent strictement les politiques et les procédures de Creative Associates et les règlements de l’USAID.
• Maintenir la confidentialité tout au long du processus d’approvisionnement et de sélection des fournisseurs.
• Aider la Directrice des Opérations avec la production d’un rapport mensuel des approvisionnements.
• Gérer le parc de véhicules de Creative Associates à Yaoundé et Maroua.
• S’assurer que les véhicules sont entretenus en conformité avec les conditions de garantie et effectuer les réparations au besoin.
• Calculer le kilométrage et la consommation de carburant de tous les véhicules et les vérifier dans le système en ligne Total de cartes de carburant.
• Élaborer, mettre à jour et tenir à jour l’inventaire des opérations.
• Toutes les autres responsabilités et tâches, selon les besoins et les affectations.

Logistique

• Prendre en charge les besoins en matière de transport du personnel de Creative Associates et de l’OTI, y compris les appels en dehors des heures de travail, afin de faciliter la communication et donner des directives aux autres chauffeurs, en français et dans les langues locales.
• Appuyer le/a Responsable d’Approvisionnement et la Directrice des Opérations avec le contrôle et l’enregistrement de tous les biens durables, l’identification et la tenue à jour de la liste de tous les biens et équipements, et la vérification de leur bon état et de leur fonctionnement.
• Appuyer le/a Responsable d’Approvisionnement et la Directrice des Opérations avec la tenue à jour et la mise à jour des systèmes de documentation et d’archivage.
• Appuyer le/a Responsable d’Approvisionnement et la Directrice des Opérations avec le tenu à jour et la mise à jour des listes d’inventaire.
• Appuyer le/a Responsable d’Approvisionnement et la Directrice des Opérations avec l’élaboration d’une base de données de fournisseurs.
• Gérer et produire des rapports sur l’utilisation de fournitures de bureau (produits de nettoyage, thé, café, sucre, …).
• Initier et gérer les petits travaux dans le bureau et les résidences du personnel expatrié, afin de garantir le bon état des locaux.
• Support et gérer le ravitaillement en carburant des véhicules et des générateurs. Appuyer le/a Responsable d’Approvisionnement et la Directrice des Opérations avec le calcul de la consommation de carburant, afin d’éviter les vols ou les détournements.
• Gérer l’inventaire des opérations de Creative Associates.

Déplacements

• Superviser le parc de véhicules, l’entretien des véhicules et les dépenses en carburant en utilisant le système de suivi et de gestion du carburant de Creative Associates.
• Programmer l’usage des véhicules pour répondre aux demandes du personnel de Creative Associates.
• Superviser les chauffeurs basés à Yaoundé et surveiller leurs affectations.
• Inspecter les véhicules en compagnie de leurs chauffeurs pour vérifier que les véhicules paraissent être en bon état de marche et qu’ils sont équipés des outils nécessaires.
• Se tenir au courant de l’état des routes dans tout le Cameroun et fournir aux chauffeurs et aux passagers des conseils concernant la sécurité routière et les itinéraires plus sûrs.
• Veiller à ce que tout employé en déplacement hors de et entre les grandes villes dispose d’un téléphone par satellite en état de fonctionnement et chargé.
• Coordonner les voyages en avion à l’intérieur du pays avec l’UNHAS et avec les compagnies aériennes privées, pour le personnel et pour les marchandises.
• Coordonner le paiement à l’avance des vols avec l’UNHAS.
• Envoyer un chauffeur à l’aéroport avec le nom et le numéro de vol de tout voyageur arrivant, et avec une pancarte portant le nom du voyageur et le logo de Creative Associates, le cas échéant.

Développement des Activités

• Fournir des informations sur les coûts, les sources et la disponibilité des biens et des services afin de soutenir l’élaboration des budgets des activités, des plans d’approvisionnement et du calendrier des déboursements.
• Se familiariser avec les processus et les procédures de développement des activités et partager les informations sur les activités avec le/a Chargé(e) de Programme basé(e) à Yaoundé et le/a Responsable de Subventions basé(e) à Maroua.
• Fournir des avis et des conseils sur les mécanismes d’approvisionnement, les délais de livraison, etc.
• Déterminer le processus le plus raisonnable et le plus rapide pour l’approvisionnement, conformément aux politiques et procédures de Creative Associates et aux règlements de l’USAID.

Mise en oeuvre

• Obtenir des devis ou des propositions pour des biens et services liés aux activités, préparer et analyser les offres quand requis par le seuil de valeur des approvisionnements, organiser les réunions du comité d’approvisionnement sans y avoir droit de vote, évaluer et sélectionner les fournisseurs choisis et compléter le processus d’approvisionnement, conformément aux politiques et procédures de Creative Associates et aux règlements de l’USAID.
• Maintenir la confidentialité tout au long du processus d’évaluation des approvisionnements.
• Réaliser le processus de présélection et d’approbation des fournisseurs.
• Demander et vérifier l’enregistrement fiscal de tous les fournisseurs de biens et services.
• Préparer les demandes de devis ou de propositions, négocier avec les fournisseurs, effectuer une analyse des offres et recommander des fournisseurs pour chaque approvisionnement.
• Rédiger la version préliminaire de tous les formulaires d’approvisionnement requis, y compris les bons de commande, les accords d’assistance technique à court terme, les contrats de sous-traitance pour l’approvisionnement de matériaux, de biens et de services et les approbations conformes aux seuils de délégation d’autorité établis par Creative Associates.
• Recevoir les marchandises des fournisseurs ou s’assurer que les marchandises sont livrées directement aux bénéficiaires ou aux attributaires, selon le cas.
• Faire le suivi des produits livrables pour tous les contrats de sous-traitance fermes à prix fixe.
• Informer le/a Chargé(e) de Programme et la Directrice des Opérations lorsque les différences de coûts réels des biens ou des services dépassent le budget approuvé pour une activité et fournir des contributions si le budget a besoin d’être modifié ou si des fonds doivent être réalloués au sein du budget d’une l’activité.
• En collaboration avec la Directrice des Opérations, conformément aux politiques et procédures de Creative Associates et aux règlements de l’USAID, afin de s’assurer qu’ils sont admissibles, satisfaisants et raisonnables.
• Traiter les demandes de paiement pour les activités, en coordination avec le/a Chargé(e) de Programme et le/a Responsable de Subventions. Toutes les demandes d’approvisionnement et de paiement doivent inclure l’approbation technique du (de la) Chargé(e) de Programme.
• Soumettre les demandes de paiement approuvées au personnel des Finances pour traitement.
• En coordination avec la Directrice des Opérations, vérifier que les demandes de paiement pour des biens ou des services fournis n’excèdent pas le budget approuvé ou le montant des fonds disponibles pour l’activité.
• Fournir les informations et la documentation concernant l’approvisionnement au (à la) Responsable de Subventions pour les saisir dans les dossiers d’activités, puis les charger dans la base de données de l’OTI et dans OTI Anywhere.
• Fournir des informations au Responsable de l’Approvisionnement afin de mettre à jour l’inventaire des biens des activités.
• Aider le/a Responsable de Subventions à préparer les termes de référence ou les spécifications techniques pour les matériaux, les biens et les services, pour les contrats de sous-traitance, les achats et les approvisionnements, en collaboration avec le/la Chargé(e) de Programme.
• Assurer une concurrence suffisante pour pouvoir déterminer la meilleure valeur ou le plus bas coût lors de la sélection des fournisseurs.
• S’assurer que les approvisionnements répondent aux exigences de qualité et de livraison pour l’activité et qu’ils sont gérés de manière transparente.
• Effectuer une analyse de la disponibilité et des coûts des biens et des services disponibles sur les marchés locaux dans tout le Cameroun.
• Travailler avec les fournisseurs de biens et de services pour s’assurer que la qualité répond aux attentes et exigences.
• Diffuser les demandes de devis ou de propositions pour des biens ou des services, afin de soutenir les activités directement avec des fournisseurs potentiels ou via des annonces sur les radios locales, sur des tableaux d’affichage accessibles au public et sur le site Web du PAIC, afin d’assurer la transparence du processus d’approvisionnement.
• Organiser et participer à des comités d’évaluation, en tant que membre non votant, afin d’examiner les devis ou propositions soumises par les fournisseurs, selon les modalités décrites dans la demande de soumissions.
• Traiter et documenter le processus d’approvisionnement depuis la demande de soumissions jusqu’à l’attribution des contrats, en suivant les politiques et procédures de Creative Associates et les règlements de l’USAID.
• Comparer les coûts réels reçus des fournisseurs avec les demandes d’achat approuvées et les budgets des activités.
• Signaler immédiatement à la Directrice des Opérations, au (à la) Chargé(e) de Programme et au (à la) Responsable de Subventions toute variance entre le coût des devis ou propositions reçus et le montant correspondant dans les demandes d’achat approuvées ou les budgets des activités lorsque cette variance pourrait entraîner des dépenses supplémentaires concernant une activité telles que le budget total approuvé pour l’activité serait excédé par plus de 10 % ou 10 000 $.
• Coordonner la logistique de la livraison des biens ou services en collaboration avec le/a Chargé(e) de Programme et le/a Responsable de Subventions, et veiller à obtenir la confirmation de livraison des produits ou services par le récipiendaire et le/a Chargé(e) de Programme.
• Coordonner le transport, les permis, les autorisations, l’assurance, le chargement et le déchargement des marchandises et matériaux, ainsi que l’affectation financière des dépenses connexes au titre des subventions.
• Communiquer au (à la) Chargé(e) de Programme et au (à la) Responsable de Subventions le calendrier de toutes les livraisons liées à des approvisionnements de l’activité.
• Aider le/a Chargé(e) de Subventions à préparer des projections pour les dépenses liées à l’activité.
• Travailler avec le/a Responsable de Subventions pour programmer le transport sur place du matériel requis pour les activités et faire le suivi avec les transporteurs afin de s’assurer que le matériel est bien livré à destination et que toutes les livraisons sont documentées. Des essais sur le terrain et une formation des utilisateurs doivent accompagner le matériel TIC (technologies de l’information et de la communication) et d’autres équipements fournis aux bénéficiaires et aux attributaires dans le cadre d’activités.
• Vérifier que les livraisons sont complètes et effectuées en temps opportun.

Clôture des Activités

• Responsable, avec le/a Responsable de Subventions, pour l’examen des dépenses budgétaires concernant les activités et la clôture financière et administrative.
• Collaborer avec le personnel des Finances pour s’assurer que les paiements ont été effectués pour tous les approvisionnements terminés, en conformité avec le plan d’approvisionnement et le calendrier des déboursements.
• Coordonner avec le/a Chargé(e) de Programme et le/a Responsable de Subventions, afin d’obtenir l’approbation de remettre des biens ou des équipements aux bénéficiaires ou aux attributaires.
• Rédiger les lettres de transfert de propriété signées par le/a Responsable de Subventions et les inclure dans les dossiers des activités.
• Informer le/a Responsable de l’Approvisionnement ou la Directrice des Opérations concernant les biens et les marchandises qui ont été remis aux bénéficiaires. Toute cession de biens (définis comme des éléments individuels dont la valeur combinée totale est supérieure ou égale à 5 000 dollars), doit être coordonnée avec la Directrice des Opérations de façon à obtenir l’approbation du (de la) Chargé(e) de contrats de l’USAID si cela est nécessaire.
• S’assurer que les biens et marchandises retirés de l’inventaire d’une activité ont satisfait à toutes les exigences en matière de disposition et de transfert.

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :

• Diplôme universitaire de quatre ans en approvisionnement, gestion de la chaîne d’approvisionnement, génie industriel, administration des entreprises, finance ou un domaine connexe.
• Minimum de quatre (4) ans d’expérience professionnelle.
• Minimum de deux (2) ans d’expérience spécifique travaillant avec l’approvisionnement de biens ou services, et la logistique, de préférence avec l’USAID ou des projets financés par le gouvernement américain.
• Expérience de travail avec l’USAID ou des projets financés par le gouvernement américain souhaitée.
• Excellente connaissance des règles et réglementations d’approvisionnement pour les donateurs.
• Capacité prouvée à résoudre des problèmes logistiques complexes et difficiles.
• Expérience avec la budgétisation et l’analyse des coûts.
• Forte capacité à utiliser et à développer des systèmes de gestion et de suivi.
• Excellentes compétences en communication.
• Bonnes compétences en résolution de problèmes, gestion du stress et gestion du temps.
• Connaissances avancées de la suite Microsoft Office : MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc. Expérience avec MS Access et des applications de base de données basées sur le Web souhaitable.
• Excellentes compétences en tenue de dossiers et documentation.
• Expérience de travail dans un environnement de conflit est un plus.
• Maîtrise écrite et parlée du français requise, celle de l’anglais souhaitable.
• Maîtrise d’une ou plusieurs des langues locales parlées dans la partie nord du Cameroun souhaitée.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer efficacement des tâches multiples.
• Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe.

COMMENT POSTULER?

Les instructions pour postuler sont disponibles à l'adresse suivante: http://www.paic.info/comment-appliquer.html