MISSION

• Apporte une aide permanente au management en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement. Suit et gère plusieurs dossiers.

ACTIVITES

Organisation du quotidien professionnel du manager

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Organiser les déplacements
• Établir une relation de confiance

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Suivre l'exécution budgétaire du service
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision 

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques  
• Assurer l’interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes)  
• Relayer les informations 

Organisation et planification des réunions

• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le manager
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus  
• Rédiger comptes-rendus de réunions et documents divers 

Administration du personnel 

• Participe activement à la gestion administrative du personnel, suivant les consignes du Responsable des Ressources Humaines

Tenue de la caisse de dépenses générales

COMPETENCES

• Aisance communicationnelle 
• Maîtrise des outils bureautiques 
• Capacités rédactionnelles 
• Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs 
• Capacité d’organisation et de gestion du temps (le sien et celui des autres) 
• Esprit de synthèse  
• Sens du service client
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Parfaite maîtrise de la langue française
• Maîtrise de l’anglais
• Orienté sécurité, hygiène, qualité et de respect de l’environnement tout en étant productif.
• S’adapter aux nouvelles technologies
• Echanger et synthétiser des informations provenant de l’environnement de travail
• Intégrité et éthique du travail impeccable
• Autonomie, sens des responsabilités, organisation et minutie
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement en constante évolution.

EXIGENCES DU POSTE ET COMPETENCES REQUISES

PROFIL

• Niveau académique : BTS Secrétariat / Bureautique, Licence lettres ou langues,
• Formation et/ou qualification complémentaires : Formation secrétariat et bureautique
• Expérience professionnelle : 02 ans
• Age maximum : 40

TRAITS DE PERSONNALITE

• Faire preuve de rigueur,
• Avoir un esprit critique
• Capable de travailler en équipe
• Réagir rapidement, avec calme et maîtrise de soi, en présence d’un évènement soudain
• Etre vif, vigilent et rigoureux
• Faire preuve d’initiatives
• Anticiper les problèmes et savoir déceler les dysfonctionnements le plus en amont possible.
• Résistance au stress
• Mémoriser des informations
• Supporter des tâches répétitives
• Faire preuve de mobilité
• Travailler dans un environnement Propre

RELATIONS INTERNES ET EXTERNES

• En interne : Directeur Général et Directeurs opérationnels
• En externe : Dépositaire initial des courriers et correspondances en provenance de l’extérieur

MOYENS PERSONNELS ET/OU MATERIELLES

• Equipements de protection individuel + Téléphone portable + Crédit de communication

CONDITIONS DE TRAVAIL ET CONTRAINTES PROFESSIONNELLES :

• Horaires décalés et d’amplitude variable et disponibilité non conditionnée

Délai de réception des dossiers de candidature : 17/06/2017