OFFRE DE STAGE: Stagiaire Secrétaire de Direction/Bureautique/Exécutive pour le bureau du PNUD

Location : Yaoundé, CAMEROON

Application Deadline : 08-Apr-18 (Midnight New York, USA)

Type of Contract : Internship

Post Level : Intern 

Languages Required : English, French 

Duration of Initial Contract : 3 mois renouvelable

Expected Duration of Assignment : 6 mois

Background

Dans le cadre de la gestion du flux de travail dans les bureaux des Assistantes des Représentants Résident et Représentant Résident Adjoint, la stagiaire sera formée et mettra en pratique ses acquis en donnant appui à ces Assistantes pour une insertion professionnelle aisée.

Duties and Responsibilities

La stagiaire sera formée et donnera appui dans les activités suivantes :

• Classement et archivage des documents
• Saisie et traitement de texte
• Rédaction de correspondances, traitement, adressage des enveloppes, renseignement du registre courrier départ et dispatching, classement
• Traitement des courriers arrivés selon les instructions, enregistrement dans le registre des transmissions interne, dispatching, classement
• Dispatching des parapheurs aux unités/personnes
• Gestion du stock des fournitures de bureau (mise à jour de la fiche de stock, enregistrement des entrées, sorties de stock, mise à jour de la fiche de stock critique en vue de commande, classement des bordereaux de livraison et des fiches interne de demande de matériel
• Classement quotidien des journaux
• Photocopie et impression des documents
• Scan des documents en vue de leur archivage électronique
• Utilisation du broyeur pour la destruction des documents inutiles à la demande de son superviseur
• Préparation des pauses-café pour de petites et grandes réunions de bureau
• Effectuer des formations de renforcement de capacités à la demande de son superviseur
• Effectuer toute autre tâche à la demande de son superviseur

Competencies

• Ethique et Intégrité
• aptitude à travailler en équipe et sous pression
• faire preuve de discretion
• Disponible
• Dynamique et rigoureuse dans le travail
• pro active
• bonne organisation du travail

Required Skills and Experience

Le stagiaire devra être :

• Titulaire d’un BTS secrétariat de Direction/Secrétariat bureautique bilingue,
• Titulaire d’une licence en gestion datant de moins d’un an ou être en année licence en gestion
• Bilingue (français-anglais)
• Apte à l’utilisation de l’outil information et avoir bonne connaissance des logiciels Word, Excel, messagerie électronique
• Expérience
• Une expérience professionnelle/stages d’au moins un an dans des activités similaires serait souhaitable

HOW TO APPLY?

All interested candidates are invited to apply online through the following link: https://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?cur_job_id=78037