Helen Keller International

AVIS DE RECRUTEMENT

Assistant(e) de Direction bilingue

(Yaoundé, Cameroun)

Helen Keller International (HKI) est une Organisation Non Gouvernemental Internationale à but non lucratif, présente au Cameroun depuis 1992 et donc la mission est de sauver la vue et la vie des populations les vulnérables et les plus défavorisées. Pour des besoins de service, elle lance un appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Assistant (e) de Direction bilingue (H/F).

Supérieur hiérarchique : Directeur national

Type de poste : CDD – 1 an renouvelable

Lieu d’exécution du contrat : Yaoundé

Responsabilités :

Fournir un appui professionnel au Directeur de pays, en anticipant sur ses besoins dans toutes les questions liées à ses calendriers immédiats, à moyen et à long terme ; et en gérant l'administration associée aux délais prescrits.  Représenter le directeur de pays aux réunions des parties prenantes internes et externes, de manière professionnelle.

Tâches spécifiques

Accueil / Réception

• Assurer l’accueil et suivre le bon déroulement du séjour des visiteurs du Directeur au sein du Bureau.

Secrétariat / Communication

• Réceptionner, trier, enregistrer, les documents reçus et destinés au Directeur national ;
• Classer et archiver les documents destinés au Directeur national ;
• Établir des systèmes et des procédures de suivi interne pour la courrier et les documents;
• Rédiger ou aider à la rédaction des correspondances du Directeur national ;
• Vérifier les photocopies et les distribuer aux destinataires ;
• Organiser les parapheurs pour transmission au directeur ;
• Assurer la distribution des courriers départs en collaboration avec la hiérarchie ;
• Gérer les appels téléphoniques (répondre, les acheminer et prendre correctement les messages) destinés au Directeur national ; 
• Maintenir la liste des contacts téléphoniques du Directeur national à jour;

Organisation des réunions

• Apporter un appui à l’organisation des différentes réunions ;
• Assister le Directeur national à la gestion et la planification des rendez-vous et réunions ;
• Assurer la gestion de l’occupation de la salle de réunions ;
• Faire le suivi des réservations pour les réunions et les voyages du Directeur national.

Autres

• Exécuter toute autre tâche qui lui serait demandée selon les besoins et les consignes de la Direction.
• Pourrait superviser du personnel de soutien

Exigences du poste

Formation Académique

• Avoir un diplôme de niveau de BAC +2 au moins.

Expérience professionnelle

• Avoir au minimum 2 ans d’expériences professionnelles à un poste similaire de préférence dans l’une des agences des Nations-Unies ou dans une ONGI et/ou dans tout autre milieu international ;
• Expérience de la gestion d’agendas complexes et de l’organisation des voyages internationaux pour un Directeur ;

Habilités

• Bonne capacité de communication et facilité d’expression ;
• Capacité de planifier à l'avance, de concevoir et de gérer des plans de travail, d'anticiper les besoins, les problèmes et les obstacles afin de travailler de manière efficace tout en gardant le calme face à la pression d'échéanciers serrés ;
• Grande capacité de discernement et à mener plusieurs taches de front dans un environnement en constante mutation ;
• Etre motivé (e), proactif (ve) et flexible et faisant preuve de bon jugement ;
• Bonne aptitude à prendre des initiatives au nom du Directeur national ;
• Prêt à effectuer des tâches nouvelles et complexes, ainsi que d'autres tâches telles que l'organisation des déjeuner, pause-café… pour le Directeur national et ses visiteurs.
• Bonne connaissance des pratiques, des procédures et des systèmes administratifs du bureau, y compris les systèmes de classement.
• Bonne connaissance du français et de l’anglais (parlé et écrit) ;
• Bonne capacité d’adaptation au changement ;
• Grande capacité d’écoute ;
• Bonnes capacités rédactionnelles (traitement, mise en forme des notes, des courriers, rapports, etc.) ;
• Bonne capacité de gestion des priorités ;
• Très bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Publisher, etc.) ainsi qu’aux techniques de l’information et de la communication ;
• Avoir un bon esprit d’équipe ;
• Bonne capacité à mener plusieurs taches de front ;
• Avoir de bonne capacité d’organisation et de responsabilité.

Habilités au travail

• Ponctualité (e) ;
• Capacité à maintenir un espace de travail propre et ordonne ;
• Etre très organisé (e).

Attitudes

• Courtois (e), poli (e) et serviable ;
• Grand sens de confidentialité et de discrétion ;
• Accueillant (e) et chaleureux (e) ;
• Bonnes relations interpersonnelles.

Constitution du dossier de candidature 

• Une lettre de motivation adressée au Directeur National ;
• Un curriculum vitae actualisé ;
• Personnes ou structures de références à contacter.

Le dossier complet doit être transmis à l’adresse électronique suivante cm.recrutement@hki.org au plus tard le 11 Novembre 2018 à minuit, délai de rigueur