JOB ADVERT: Assistant Administratif/ve et Financier/e

Job Description

Agency: UNDP

Title: Assistant Administratif/ve et Financier/e à la Clinique des Nations Unies, Yaoundé Cameroun

Job ID: 28455

Practice Area - Job Family: Management - ADMINISTRATION AND FINANCE

Vacancy End Date: 14/02/2020 (Midnight New York, USA)

Duty Station: Yaounde, Cameroon

Education & Work Experience: F-2-Year College Degree - 5 year(s) experience

Languages Required: French, English

Grade: SB2

Vacancy Type: Service Contract (SC)

Posting Type: External

Bureau: Management

Contract Duration: One Year

Background

L’Assistant Administratif et Financier de la clinique de l’ONU exerce ses fonctions sous la supervision directe du médecin responsable de la clinique de l'ONU. Les cliniques des Nations Unies fonctionnent sous la supervision générale du PNUD en ce qui concerne toutes les questions de gestion.

La supervision technique du médecin et du personnel médical sur le terrain et l'évaluation des performances sont exécutées par le Directeur médical de l'ONU en collaboration avec le Représentant de l’OMS au niveau pays.

Duties and Responsibilities

Sous la tutelle du Chargé des Opérations du PNUD et la supervision directe du Médecin des Nations Unies l’Assistant Administratif et Financier assurera les fonctions suivantes :

• Suivi des achats et de l’acquisition des biens et services de la Clinique ;
• Appui à la gestion logistique ;
• Appui à la gestion du personnel ;
• Appui administratif et financier de la Clinique.

1. Suivi des achats et de l’acquisition des biens et services de la Clinique :

• Sur la base de la planification annuelle pourvue, recherche des pro forma pour les besoins du dispensaire, notamment en produits médicaux locaux, équipements informatiques et consommables, matériel de bureau et produits de nettoyage, etc. et des achats de ces biens, en respectant les règles et procédures du PNUD en matière d’achats, en collaboration avec les Services Généraux ;
• Suivi des paiements des fournisseurs.

2. Responsable de la gestion logistique de la Clinique :

• Suivi de l’entretien des équipements du Dispensaire (véhicules, groupe électrogène, matériel informatique, matériel de laboratoire) ;
• Suivi et gestion de l’approvisionnement en carburant du Dispensaire (groupe électrogène et véhicules) ;
• Vérification et enregistrement de la consommation quotidienne de carburant des véhicules et du groupe électrogène ;

3. Appui à  la gestion administrative du personnel du Dispensaire :

• Préparation des requêtes de paiement du personnel du Dispensaire (chauffeurs et nettoyeur) ;
• Gestion des horaires de travail des chauffeurs du Dispensaire ;
• Etablissement des fiches de présence du personnel du Dispensaire ;
• Suivi auprès des Ressources Humaines des demandes de congé, de R&R, des fiches de retour d’absence, etc.

4. Appui administratif de la Clinique :

• En charge des rapports trimestriels à transmettre au Service Médical de New York ;
• Mise à jour régulière de la liste reprenant la situation du staff, dépendants et ayants droits aux services du Dispensaire des Nations Unies ;
• Contacts avec les visiteurs et le staff, arrangement et des rendez-vous et réunions ;
• Tenue à jour du registre de correspondance et la réception des appels téléphoniques ;
• Tenue des registres des vaccinations ;
• Contacts avec les services sanitaires (hôpitaux, pharmacies) ;
• Contacts avec les hôpitaux et cliniques des centres d’évacuation (Afrique du Sud et Kenya) ;
• Implication dans la planification des besoins sur les grippes pandémiques qui sévissent dans le monde (il s’agit du calcul des besoins selon le nombre de staff et dépendants dans les différentes agences respectives) ; chargé du suivi, de l’évaluation et la mise au point de la situation des stocks de chaque agence. 

Competencies

1. Responsabilité Globale et travail d’équipe :

• Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD
• Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active.

2. Aptitudes Interactives :

• Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes

Partenariat et Mise en Réseau :

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD

Orientation sur les Résultats :

• Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés

Innovation et Discernement :

• Contribue des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes
• S’efforce de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe)

6. Communication :

• Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale

7. Connaissance du travail et Expertise :

• Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique
• Utilise la Technologie de l’Information comme outil et comme ressource
• Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Required Skills and Experience

1- Education :

• Etre titulaire au moins d’une Licence dans l’un des domaines ci-après : Administration, Finance/Comptabilité, Gestion ou toute autre discipline connexe.

2- Expérience :

• Avoir au moins 5 ans d’expérience pertinente dans la gestion administrative et/ou financière ; ou encore dans la gestion des projets /programmes.
• Maîtrise de l’outil informatique (MS-Office : Windows, Word, Excel, etc.) ;
• La maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion administrative et financière, d’acquisition des biens et services constitue un atout.

3- Langues Requises :

• Maîtrise du français et bonne compréhension de l’anglais. 

HOW TO APPLY?

All interested candidates are invited to apply online through the following link: https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=28455&hrs_jo_pst_seq=1&hrs_site_id=2