Fédération internationle des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge

VACANCE DE POSTE

Titre du poste: Responsable Regional Logistique et Flotte

Supérieur Hiérarchique: Délégué Régional Administration et Finances

Date of issue: 16-09-2014

Closing date (Geneva time zone): 25-09-2014

Country: CAMEROON

Duty station: Yaounde

Duty station status: Family Duty Station

Accompanied status: Accompanied

Duration:12 Months

Vacancy No: IFRC00282

Principes applicables à tous:

• Faire preuvre des capacités de management, des aptitudes à l'entretien de bonnes relations latérales et de l'esprit d'équipe necessaire à la réalisation des objectifs de la Fédération dans la région.
• Veiller à la bonne compréhension des rôles et des attributions, des relations latérales et des responsabilités.
• S'acquitter de toute tâche ou responsabilité connexe assignée par un supérieur hiérarchique.

Tâches Spécifiques:

LOGISTIQUE

• Assurer quotidiennement les achats et la supervision des entrepôts.
• Gérer et suivre les contrats de services relatifs au département Logistique.
• Respecter les procédures logistiques comme définies par Secrétariat de la Fédération
• Etablir les rapports mensuels logistiques.
• Gérer une avance opérationnelle pour les petites dépenses logistiques.
• Mettre à jour le fichier des fournisseurs et des prestataires de service en fonction de leur professionnalisme, rapports qualité/prix, délais de livraison et conditions de paiements.
• Enregistrer le courrier (factures) destiné au Service Logistique.
• Etablir des contrats de service avec des transitaires agréés pour les dédouanements et procédures connexes.
• Gérer les bons de commandes de la Fédération selon les procédures en vigueur (signature)
• Veiller au respect des procédures logistiques de la Fédération dans le processus d’achat
• Vérifier et approuver toutes les factures d’achat ou de prestation de service avant de les transmettre aux finances pour paiement, en joignant les copies vertes des bons de commande, bon de réception, bon de livraison et réquisition)
• Préparer mensuellement les paiements des fournisseurs
• En fonction des réquisitions dûment approuvées, effectuer les achats pour la représentation et les Sociétés Nationales
• Respecter les procédures en vigueur (appels d’offres, analyse comparative des offres, bon de commande, bons de livraison, bons de réception).
• En fonction des réquisitions, procéder aux réparations nécessaires dans les bureaux et les résidences des délégués.
• Assurer le transport des matériels achetés (ou reçus) jusqu’à leur destination finale et assurer les dédouanements nécessaires auprès des autorités compétentes tout en établissant les exonérations des taxes en cas de besoin.
• Établir les certificats de dons en fonction des instructions données par le Délégué Régional Finances et Administration.

GESTION DE STOCKS ET ENTREPOTS

• Assurer la bonne gestion et le suivi des stocks du bureau suivant les procédures appropriées (fiches  de pile, fiches de stock, waybill).
• Faire semestriellement  l’inventaire physique du stock et le transmettre au Délégué Régional Finances et Administration.
• Assurer le rangement correct des entrepôts.
• Faire le classement des documents relatifs aux stocks.
• A la fin de chaque mois, établir le rapport de stocks et le transmettre à la hiérarchie.

GESTION DE LA FLOTTE ET DES CHAUFFEURS

• Gérer le parc automobile de la Fédération selon les procédures en collaboration avec le Fleet Base  de Dubaï.
• Encadrer, superviser et dynamiser l’équipe des chauffeurs, veillés à la bonne entente entre tous et au respect du code de la route
• Faire le suivi de l’approvisionnement en carburant des véhicules et leurs entretiens.
• Faire la synthèse des divers déplacements avec le Welcome services et coordonner les différentes sorties.
• En cas d’accident, intervenir en soutien au chauffeur impliqué, informer  le  Délégué Régional Finances et Administration, suivre l’établissement du rapport de police, établir le dossier complet  d’assurance auprès de notre assureur local et faire le suivi du dossier afin d’obtenir la prise en charge des réparations le plus rapidement possible.
• Vérifier les factures de carburant et les approuver avant de les transmettre aux Finances.
• Suivre les assurances annuelles (locales et internationales) véhicules.
• Suivre le renouvellement annuel de leasings des véhicules.
• Faire ouvrir pour les chauffeurs un classeur contenant les permis de conduire valides, cartes d’identité, règles d’utilisation des véhicules, permis de conduire, sanctions.
• Faire le classement des documents relatifs aux véhicules.
• En fin de mois, établir et transmettre le rapport Fleetwave à la hiérarchie.

AVANCE OPERATIONNELLE

• Tenant compte des besoins, demander une avance opérationnelle au Délégué Régional Finances et Administration pour assurer toutes les dépenses logistiques journalières du bureau et des Délégués dans le strict respect des procédures en vigueur.
• A la fin de chaque mois (le 31), clôturer le journal de l’avance opérationnelle et le transmettre au Délégué Régional Finances et Administration avec toutes les pièces justificatives (classées chronologiquement et numérotées).
• Veuillez à ce que toutes les dépenses de l’avance opérationnelle soient accompagnées, au minimum, d’une réquisition dûment signée.
• Veuillez à ce que toutes les dépenses, supérieure à 200.000 FCFA, soient réglées uniquement par chèque au niveau des services Finances et ce, dans le respect strict des procédures en vigueur.

Relations latérales

• Entretenir de bonnes relations de travail avec les collègues.
• Entretenir de bonnes relations de travail avec les responsables et homologues des SN.
• Entretenir de bonnes relations de travail avec les services techniques et administratifs régionaux de la fédération, hors du siège et au secrétariat à Genève.

Éducation

• Avoir une Licence en Gestion Logistque et Transport

Experience

• Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire
• Expérience dans le mouvement Croix-Rouge Croissant Rogue et/ou organisation humanitaire

Connaisance, Expertise et Langues:

• Capacité de travailller en équipe
• Capacité de travailer dans un milieu multiculturelle
• Permis de conduire B
• Français parlé et écrit

Compétences et Valeurs:

• Intégrité
• Bonne communication
• Professionalisme
• Communication
• Travail en Equipe

Composition du dossier:

• Une(01) lettre de motivation adressée au Représentant Régional de la FICR;
• Un(01) Curriculum vitae;
• Copies des diplômes et justificatifs de l'expérience professionnelle et de toute autre compétence du profil;
• Un(01) photocopie de la CNI;

La date limite de recevabilité des dossiers: Deux semaines après publication

Pour postuler:

Postuler sur le site: www.ifrc.org par le lien http://www.ifrc.org/en/who-we-are/working-with-us/current-vacancies/job-description/?id=1223

OU

Déposer les dossiers sous plis fermé à la Représentation Régionale pour l'Afrique Centrale de la Fédération Internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, sis mini prix Bastos

NB: Ce poste est uniquement pour les ressortissant Camerounais

Les femmes sont encouragées à postuler

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