Job Description

Agency: UNDP

Title: Assistant Administratif et Financier du projet  PIMS 3447

Job ID: 6554

Practice Area - Job Family: Management - ADMINISTRATION AND FINANCE

Vacancy End Date: 02/11/2016(Midnight New York, USA)

Duty Station: Yaounde, Cameroon

Education & Work Experience: G-Bachelor's Level Degree - 7 year(s) experience

Languages Required: English, French

Grade: SB3

Vacancy Type: Service Contract (SC)

Posting Type: External

Bureau: Africa

Contract Duration: ONE YEAR

Exclusively for Cameroonians

Background

La Commission des forêts d'Afrique Centrale (COMIFAC) est une organisation intergouvernementale créée par la volonté des chefs d'États de l'Afrique centrale. Elle est définie comme une instance unique d'orientation, prise de décision, suivi, coordination et harmonisation des politiques et initiatives sous régionales pour la conservation et la gestion durable des écosystèmes forestiers en Afrique centrale. Afin d'atteindre les objectifs de conservation et de gestion durable énoncés dans la Déclaration de Yaoundé de Mars 1999 et traduire en actes les engagements des chefs d'État de la sous-région, un plan d'action communément appelé plan de convergence a été élaboré et adopté par les chefs d'Etat en Février 2005 lors de leur deuxième sommet à Brazzaville. Le plan de convergence est reconnu par tous les partenaires régionaux et internationaux comme un cadre fédérateur de référence pour guider leurs actions et le financement dans le secteur forêt-environnement. Révisé en 2014, le Plan de Convergence II (PC II) couvre la période 2015-2025 et sa composante 3 est dédiée à la conservation et l'utilisation durable de la diversité biologique.

Dans le cadre du soutien à la mise en œuvre du plan de convergence, le Fonds pour l’Environnement Mondial (FEM) finance à travers le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), un projet régional «Partenariat pour la conservation de la biodiversité – Mécanismes de financement durable des aires protégées du bassin du Congo". Pour une durée de 5 ans, ce projet vise l’amélioration des mécanismes de financement des aires protégées de la sous-région. Il couvre six pays forestiers de la COMIFAC à savoir le Cameroun, Congo Brazzaville, Gabon, Guinée équatoriale, République centrafricaine et la République démocratique du Congo.

Conformément aux procédures du FEM, le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l'agence d'exécution du projet. Dans le cadre de la mise en œuvre du projet, un accord de coopération a été signé entre le Bureau du PNUD du Cameroun et la COMIFAC, qui assure la responsabilité de veiller à la mise en œuvre de ce projet.

L’expérience du PNUD en matière d’appui à la gestion durable des écosystèmes et de la biodiversité se fonde sur une approche stratégique globale visant à maintenir et améliorer les produits et services fournis par la biodiversité et les écosystèmes afin d'assurer des moyens de subsistance, l’alimentation, l'eau et la santé, renforcer leur résilience, la conservation des espèces menacées et de leurs habitats, et par ailleurs augmenter les capacités de stockage et de  séquestration du carbone par les forêts.

A travers ce projet régional, le PNUD fournira un appui aux pays concernés dans les domaines de la programmation axée sur la capitalisation des services et du potentiel des aires protégées, y compris les espaces gérés par les entités communautaires pour contribuer à un développement durable.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Expert National, le titulaire du poste accomplit les tâches suivantes :

a- Faciliter et coordonner les relations de services

• Préparer les correspondances, rapports, mémos, circulaires, fax demandés pour signature et mise en forme finale des documents ;
• Gérer le courrier départ/arrivée et contrôler sa qualité
• Préparer les missions  de terrain et suivre les demandes de remboursement des frais de mission ;
• Préparer les réunions du personnel du programme, prendre des notes et préparer les comptes rendus ;
• Concevoir et mettre à jour un système de classement des dossiers du programme ;
• Tenir à jour le répertoire des interlocuteurs, fonctionnaires du gouvernement, des services et des organisations en relation avec les activités du Programme ;
• Participer aux activités du programme ;
• Effectuer toute autre tâche que le superviseur pourrait lui confier.

b- Accomplir les tâches courantes relatives aux activités financières et administratives de l’Unité de Gestion du Programme

• Rédiger toutes correspondances relatives à l’administration et aux finances ;
• Analyser les documents relatifs aux finances avant paiement ;
• Gérer le stock des intrants et fournitures diverses du programme et initier les demandes de service à soumettre au bureau du PNUD et procéder aux achats locaux et effectuer leur paiement dans la petite caisse en conformité avec les règles et les procédures en la matière ;
• Appuyer le « Project Manager » dans la gestion des ressources financières du projet selon l’approche harmonisée de transfert d’espèces (HACT) ;
• Assurer la gestion administrative, financière et logistique des séminaires, ateliers et réunions ;
• Préparer et transmettre les éléments de rapportage financier au superviseur et aider à acquérir toute information financière et comptable requise à l’élaboration des rapports financiers et audit ;
• Participer à l’élaboration des rapports trimestriels de décaissement, rapport annuel sur les biens durables (inventaires des biens et équipements), rapport annuels sur l’état des fonds, rapport annuel sur les dépenses ;
• Participer à la vérification définitive des comptes ;
• Veiller à la bonne gestion et à la maintenance des bureaux et espaces annexes alloués au programme national, dans le cadre du MOU inter agences ;
• Veiller au bon entretien du parc automobile, à la bonne gestion du carburant et pièces de rechange et superviser le travail du chauffeur
• Tenir à jour tous les documents comptables et financiers ;

Competencies

• Compétences techniques : Avoir une bonne connaissance des outils de comptabilité et de Gestion budgétaire - Classement des documents comptables - Utilisation parfaite des logiciels Microsoft Word et Excel et de communication électronique et Gestion du courrier
• Compétences personnelles : Rigueur ; aptitude à travailler sous pression et en équipe, esprit d’ouverture aux autres et aptitude à la communication interpersonnelle, esprit d’initiative et de proactivité.

Required Skills and Experience

• De nationalité camerounaise, être titulaire d’un diplôme professionnel (Minimum Licence)  de Gestion, Finance, comptabilité, Administration ou équivalent ;
• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins sept (07) années dans le domaine de l’Assistance administrative et en comptabilité ou gestion financière;
• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, une bonne connaissance de la langue anglaise (lu et écrit) serait un atout supplémentaire ;
• Avoir d’excellentes capacités organisationnelles et être en mesure de produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
• Avoir une bonne connaissance du domaine de la gestion administrative, financière et des procédures financières d’achat ;
• Avoir une bonne connaissance des procédures administratives et financières du système des Nations Unies ;
• Une expérience de travail en gestion administrative et financière d’au moins 5 ans avec le SNU est un grand atout ;
• Justifier de bonnes capacités rédactionnelles (correspondances, rapports, comptes rendus etc…) ;
• Avoir une connaissance de la préparation et de l’organisation des ateliers et séminaires ;
• Etre disponible pour travailler à temps plein ;
• Avoir un esprit d’initiative et d’équipe développé ainsi qu’un sens élevé de la confidentialité ;
• Avoir une bonne aptitude à travailler sous pression, et faire preuve d’une grande responsabilité dans un milieu de diversité culturelle ;
• Etre dynamique, avoir une bonne présentation, le sens des relations humaines et du travail en équipe ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’Internet et de l’outil informatique, traitement de texte (WORD), tableur (EXCEL), graphique (POWERPOINT).

TO APPLY

All interested candidates are invited to apply online through the following link: https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=6554