Vacancy Notice No: AFRO/16/FT755 

Title: Assistant/Secrétaire 

Grade: G5 

Contract type: Fixed-term Appointment 

Duration of contract:  Two (2) years 

Application Deadline: 7 December 2016

Duty Station:  Yaounde, Cameroon 

Organization unit: AF_SRC AF Central Sub-Region (AF_SRC) /AF_CMR Cameroon (AF_CMR)

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME :

Les unités d'appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans l'organigramme pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer pleinement leurs responsabilités dans l'environnement du GSM et de garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d'un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).

Description of duties:

Sous la supervision générale du Représentant et sous la supervision directe du chargé de l'Administration, le titulaire assure les fonctions d'appui en s'acquittant des tâches ci-après : 

• Superviser et suivre le flux des informations du programme, en introduisant les correspondances à signer en distribuant le courrier et déclassé, en assurant le suivi et en rappelant les actions pendantes ;
• S'assurer du suivi efficace et rapide des demandes d'informations, de briefings et autres actions émanant du bureau, en contactant les unités et équipes en cas de besoin ;
• Recevoir les visiteurs, prendre les rendez-vous, recevoir les hautes personnalités, effectuer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux questions avec discrétion et prendre des actions conformes à la nature de l'urgence et de chaque cas ;
• Coordonner et suivre les besoins du programme (fournitures) en collaboration avec les unités concernées ;
• Rédiger les correspondances générales ou administratives sur initiative personnelle ou sur instructions, finaliser les correspondances/rapports pour signature ou visa ;
• Analyser les courriers et requêtes entrants à la lumière des documents de support, des instructions et politiques en recherchant et attachant les informations de base par anticipation aux besoins du personnel responsable, ou en les redirigeant aux destinations appropriées ;
• Arranger, coordonner et conduire la préparation administrative des réunions, séminaires et ateliers, y compris la préparation des plans de réunions dans le GSM/Oracle, les lettres d'invitations, l'estimation des coûts, les autorisations de voyage, Assister dans a préparation et distribution des documents et matériels, et faire la liaison avec les participants et autres personnes impliquées ; 
• Programmer les réunions des équipes ou du Bureau, prendre les notes et faire le suivi des actions demandées pour s'assurer de la réponse rapide et à temps aux requêtes de l'OMS ;
• Obtenir les documents de base et de briefing sur les réunions et ateliers pour le personnel professionnel qui participe aux réunions et ateliers ;
• En utilisant le GSM/Oracles, préparer les autorisations de voyage pour les voyages officiels de l'OMS ;
• Préparer les demandes d'autorisation pour les voyages officiels de l'OMS en utilisant GSM/Oracle, Effectuer les réservations de vol et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter des autres questions connexes, sur demande ou sur initiative personnelle
• S'acquitter de toutes autres tâches connexes selon les besoins.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education:

Essentielle: Etudes secondaires (Baccalauréat) et formation technique ou commercial ;

Souhaitable: Formation en secrétariat et/ou administration est un atout. 

« Dans le cas où votre candidature est retenue pour un entretien, il vous sera demandé de produire à l'avance une copie numérisée de l'attestation, du diplôme ou du certificat requis pour le poste. L'OMS considère uniquement les diplômes d'enseignement supérieur obtenus dans une institution accréditée ou reconnue dans la base de données mondiale des institutions d'enseignement supérieur (WHED), la liste des institutions reconnues étant actualisée par l'Association internationale des universités (IAU) ou par l'Organisation des Nations Unies pour l'Éducation, la Science et la Culture (UNESCO). La liste en question est accessible sur le lien http://www.whed.net/. Certaines attestations ou des brevets professionnels pourraient ne pas figurer dans la WHED, et seront de ce fait examinés au cas par cas. ».

Skills: 

• Aptitude à planifier, organiser, coordonner et mettre en ouvre des activités de plusieurs sources, à exprimer ses idées clairement et avec précision, oralement et par écrit; à concevoir et exécuter des travaux avec peu de supervision, à établir et maintenir de bonnes relations de travail avec des gens de différentes nationalités et culture ;
• Le travail nécessite un maintien des connaissances sur les changements dans les procédures opérationnelles. Le titulaire doit aussi avoir des compétences informatiques et du Système Global de Gestion (GSM). La connaissance des règles, règlement, procédures et pratiques de l'OMS ? ainsi qu'une capacité éprouvée à rédiger et éditer sont des atouts. 

Autres compétences: 

• Connaissance approfondie des méthodes de secrétariat modernes. Aptitude à se servir d'un système de traitement de texte : MS Word, Excel, Powerpoint etc. formation officielle ou auto- formation à l'utilisation du GSM ou système ERP sous oracle. 
• Avoir une bonne capacité d’adaptation et pouvoir travailler sous pression dans des situations d’urgence est un atout. 

Compétences génériques:

• Communiquer de manière crédible et efficace ;
• Produire des résultats ;
• Renforcer l'intégration et le travail d'équipe ;
• Respecter et promouvoir des différences individuelles et culturelles.

Experience:

• Essentielle: Cinq (5 ) ans de secrétariat dans une institution publique ou privées reconnue.. 
• Souhaitable: Une expérience au moins de deux (02) ans dans le système des Nations Unies serai un avantage.

Languages:

Excellente connaissance du français et connaissance de travail de l'anglais.

Additional Information:

L'OMS offre un régime de rémunération attrayant comprenant entre autre le salaire annuel net (assujetti aux déductions relatives à la contribution à la pension et à l'assurance maladie), les prestations pour les dépendants, le plan de pension, l'assurance-maladie, et les 30 jours de congé annuel. 

Veuillez visiter les sites Web ci-après pour des informations plus détaillées sur les conditions de travail à l'OMS : www.who.int

Les candidatures doivent se faire exclusivement en ligne : www.who.int/employment

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Online applications are strongly encouraged to enable WHO to store your profile in a permanent database.

Please visit WHO's e-Recruitment website at: www.who.int/employment

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All applicants are encouraged to apply online as soon as possible after the vacancy has been posted and well before the deadline stated in the vacancy announcement.