Job Description

Agency: UNDP

Title: ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER - PROJET EIFORCES (Exclusivement et strictement ouvert aux Camerounais)

Job ID: 16403

Practice Area - Job Family: Management - OPERATIONS

Vacancy End Date: 27/05/2018 (Midnight New York, USA)

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Duty Station: Yaounde, Cameroon

Education & Work Experience: E-Technical School - 5 year(s) experience

Languages Required: French, English

Grade: SB3

Vacancy Type: Service Contract (SC)

Posting Type: External

Bureau: Africa

Contract Duration: ONE YEAR

Background

Le Cameroun fait face à trois menaces immédiates qui ont un impact sur la sécurité et la stabilité de l'Etat, et qui ont un impact direct sur des populations déjà vulnérables. Alors que l'insurrection de Boko Haram continue avec des attentats suicides réguliers, elle a également contribué à la poursuite des mouvements de masse de réfugiés et de personnes déplacées à l'intérieur du Cameroun. La résurgence de la violence en RCA a également eu un impact négatif sur la circulation des personnes. Enfin, la dynamique dans la zone anglophone du Cameroun a également eu un impact négatif sur l'environnement de sécurité. Dans un tel contexte, le renforcement des capacités nationales et régionales pour gérer ces défis est essentiel.L'École internationale des forces de sécurité (EIFORCES) va bénéficier d’une assistance du Japon à travers le PNUD. Ce projet vise à renforcer les capacités institutionnelles de cette institution. Les capacités de planification stratégique de l'EIFORCES, la mise à jour de ses équipements de formation pour répondre aux normes internationales et le développement de ses activités de recherche et de réseautage pour renforcer les contributions civiles et policières à la sécurité nationale, aux opérations de soutien de la paix multidimensionnelles et à l'aide humanitaire dans le monde dans la Sous-région d'Afrique centrale et au-delà. Le projet contribuera en fin de compte à faire progresser les efforts continus de l'EIFORCES en matière de certification en tant que Centre d'excellence des Nations Unies, ainsi qu'à soutenir l'élaboration d'un plan d'action clair pour le développement des capacités pour les trois prochaines années.

En vue de la mise en œuvre dudit projet, une Unité de Gestion de Projet (UGP) sera mise en place sous la responsabilité du Directeur Général de l’EIFORCES. Elle devra s’assurer que le projet produit les résultats spécifiés dans le document de projet conformément aux normes de qualité requises et dans les limites spécifiées de temps et de coût. L’UGP sera assisté dans ses fonctions par : des Experts et 01 Assistant (e) Administratif (e) et Financier (e). Ci-après les rôles, tâches et responsabilités de l’Assistant Administratif et Financier (AAF) :

Duties and Responsibilities

Faciliter et coordonner les relations de services

• Préparer les correspondances, rapports, mémos, circulaires, fax demandés pour signature et mise en forme finale des documents ;
• Gérer le courrier départ/arrivée et contrôler sa qualité
• Préparer les missions de terrain et suivre les demandes de remboursement des frais de mission ;
• Préparer les réunions du personnel du programme, prendre des notes et préparer les comptes rendus ;
• Concevoir et mettre à jour un système de classement des dossiers du programme ;
• Tenir à jour le répertoire des interlocuteurs, fonctionnaires du gouvernement, des services et des organisations en relation avec les activités du Programme ;
• Participer aux activités du programme ;
• Effectuer toute autre tâche que le superviseur pourrait lui confier.

Accomplir les tâches courantes relatives aux activités financières et administratives de l’Unité de Gestion du Projet

• Rédiger toutes correspondances relatives à l’administration et aux finances ;
• Analyser les documents relatifs aux finances avant paiement ;
• Gérer le stock des intrants et fournitures diverses du programme et initier les demandes de service à soumettre au bureau du PNUD et procéder aux achats locaux et effectuer leur paiement dans la petite caisse en conformité avec les règles et les procédures en la matière ;
• Appuyer l’UGP dans la gestion des ressources financières du projet selon l’approche harmonisée de transfert d’espèces (HACT) ;
• Assurer la gestion administrative, financière et logistique des séminaires, ateliers et réunions ;
• Préparer et transmettre les éléments de rapportage financier au superviseur et aider à acquérir toute information financière et comptable requise à l’élaboration des rapports financiers et audit ;
• Participer à l’élaboration des rapports trimestriels de décaissement, rapport annuel sur les biens durables (inventaires des biens et équipements), rapports annuels sur l’état des fonds, rapport annuel sur les dépenses ;
• Participer à la vérification définitive des comptes ;
• Veiller à la bonne gestion et à la maintenance des bureaux et espaces annexes alloués au programme national, dans le cadre du MOU inter agences ;
• Tenir à jour tous les documents comptables et financiers ;

Competencies

Core

• Innovation
• Leadership
• People Management
• Delivery

Technical/Functional

• Gestion Comptable / financière et budgétaire
• Gestion logistique
• Gestion Administrative
• Aptitude à l’outil informatique
• Gestion des achats

Required Skills and Experience

Education: Etre titulaire au minimum d’un diplôme professionnel de Logistique, Finance, comptabilité de niveau BTS ou DUT (ou tout autre diplôme équivalent) ;

Experience : Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins cinq (05) années dans le domaine de la comptabilité financière et/ou des achats

Language Requirements: Avoir une excellente maîtrise de la langue française, une bonne connaissance de la langue anglaise (lu et écrit)

Other:

• Etre de nationalité camerounaise,
• Avoir d’excellentes capacités organisationnelles et être en mesure de produire des résultats de qualité dans les délais impartis
• Avoir une bonne connaissance du domaine de la gestion administrative, financière et des procédures financières d’achat ;
• Une bonne connaissance des procédures administratives et financières du système des Nations Unies et particulièrement du PNUD est un atout;
• Justifier de bonnes capacités rédactionnelles (correspondances, rapports, comptes rendus etc…)
• Avoir une connaissance de la préparation et de l’organisation des ateliers et séminaires ;
• Avoir un esprit d’initiative et de travail en équipe ainsi qu’un sens élevé de la confidentialité ;
• Avoir une bonne aptitude à travailler sous pression, et faire preuve d’une grande responsabilité dans un milieu de diversité culturelle ;
• Etre dynamique, avoir une bonne présentation et le sens des relations humaines ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’Internet et de l’outil informatique, traitement de texte(WORD), tableur (EXCEL), graphique (POWERPOINT), etc.

HOW TO APPLY?

All interested candidates are invited to apply online through the following link: https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=16403&hrs_jo_pst_seq=1&hrs_site_id=2