SELECTION D’UN CONSULTANT POUR EVALUATION ET FORMATION SUR LA SECURITE

SECTION 1 : INFORMATIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

1.1 Avis aux soumissionnaires

Equal Access International (EAI) est le partenaire de mise en œuvre du Projet Voix de Paix (V2P) de l'Agence américaine pour le développement international (USAID). Le projet V2P est une initiative régionale de renforcement de la communication et des médias pour promouvoir la cohésion sociale, la démocratie, les droits de l’homme, la gouvernance au Burkina Faso, au Cameroun, au Niger, au Mali et au Tchad. Cet objectif sera atteint grâce à une grande variété d'activités pour renforcer la stabilité et la cohésion sociale entre les populations touchées par la violence.

1.2 Objectif global

L’objectif de cette sollicitation est de pouvoir contracter avec un consultant qui sera en mesure de fournir une évaluation complète et approfondie de tous les risques et menaces pour la sécurité de notre personnel et des biens dans les différents pays du projet (principalement dans région du Sahel ainsi que la région du Lac Tchad) y compris les bureaux de provinces ; de proposer des solutions idoines pour résorber les difficultés sécuritaires ; d’administrer une formation adéquate sur les aspects sécuritaires.

Annexe 1 donne plus de détails sur les attentes relatives à cette sollicitation.

1.2 Type d’accord pour le service à exécuter

EAI entend sélectionner un consultant (le consultant pourra être un cabinet ou un groupement de consultants individuels) pour la signature d’un contrat à prix fixe pour la réalisation de service stipulée dans le présent cahier de charges. Cette sélection se fera à travers un processus d’évaluation des soumissions associées au présent appel d’offres.

1.3 Calendrier de l’offre

Le délai global imparti pour cet appel d’offres se subdivise comme suit :

• Publication de l’offre 03 Juillet 2019
• Questions et réponses relatives à l’offre 03 au 16 Juillet 2019
• Soumission à envoyer 19 Juillet 2019

N.B. : A partir de la réception du cahier des charges le soumissionnaire peut poser des questions et même soumettre son offre avant la date limite de dépôt.

1.4 Questions et réponses

Toute question relative au processus de l’offre devrait être adressée par courriel à : obarry@equalaccess.org en indiquant en objet « V2P SECURITE », dans la période du 03 au 16 Juillet 2019. EAI compilera toutes les questions et y répondra dans cette même période sans révéler la source.

1.5 Date limite de la soumission

Toutes les soumissions doivent être reçues par email au plus tard le 19 Juillet 2019 à 18 :00 GMT à obarry@equalaccess.org. Il doit clairement être inscrit en objet la mention « V2P SECURITE ».

Les soumissionnaires doivent prendre toutes les dispositions idoines pour que la proposition soit soumise dans le délai imparti. Les propositions seront soumises en deux fichiers (un pour l’offre technique et l’autre pour l’offre financière) en langue française.

Les coûts liés à la préparation et à la soumission des propositions sont à la charge des soumissionnaires. EAI n’est ni responsable ni comptable des frais encourus, quelle que soit la conduite ou l’issue du processus d’acquisition.

Les offres reçues après le délai et la date spécifiés, seront considérées en retard et seront prises en considération à la discrétion d’EAI.

Il est prévu que la commande portera uniquement sur la base de ces propositions initiales. Cependant, le projet V2P se réserve le droit d'effectuer une des opérations suivantes :

• Peut mener des négociations avec et / ou demander des éclaircissements à tout soumissionnaire avant l'attribution.
• Peut annuler cette sollicitation à tout moment.

SECTION 2 : CONSTITUTION DU DOSSIER DE SOUMISSION ET EVALUATION DES OFFRES

2.1 Présentation de l’offre technique

Le soumissionnaire devra faire ressortir dans son offre technique les éléments ci-après, tout en tenant compte des termes de référence joints à l’annexe 1.

Prière de noter que le soumissionnaire peut être un cabinet / compagnie ou des consultants indépendants.

Si le soumissionnaire est un groupement de consultants individuels, prière fournir les documents ci-après :

• Curriculum vitae (CV) des consultants ;
• Copie du diplôme ou certification dans le domaine de la sécurité ou d’un diplôme équivalent ;
• Pièces justificatives de vos années d’expérience professionnelle dans le domaine de la sécurité dans la région du Sahel et/ou du Lac Tchad (copie de contrat de services ou consultance dans le domaine de sécurité);
• Références antérieures dans des services similaires dans la région du Sahel et/ou du Lac Tchad ;
• Plan de travail détaillé (établir un chronogramme détaillé qui fera ressortir toutes les différentes étapes avec les délais d’exécution) 
• Présentation détaillée de votre méthodologie de travail qui prendra en compte toutes les attentes décrites dans le présent cahier des charges ;
• Fournir au moins 03 références antérieures similaires au présent cahier de charges (utiliser le canevas de l’annexe 2).

Si le soumissionnaire est un cabinet, prière de fournir les documents ci-après :

• Présentation générale du cabinet en mettant l’accès sur le domaine d’expertise relatif à cet appel d’offres ;
• Présentation de l’équipe qui sera affecté à ce service / consultance, y compris leurs CV et copie de leurs diplômes ou certifications dans le domaine de la sécurité ou d’un diplôme équivalent ;
• Toute la documentation administrative du cabinet (attestation de régularité fiscale, registre de commerce, compte contribuable, dernière attestation d’impôts) ;
• Références antérieures dans des services similaires dans la région du Sahel et/ou du Lac Tchad ;
• Plan de travail détaillé (établir un chronogramme détaillé qui fera ressortir toutes les différentes étapes avec les délais d’exécution) - Présentation détaillée de votre méthodologie qui prendra en compte toutes les attentes décrites dans le présent cahier des charges ;
• Fournir au moins 03 références antérieures similaires au présent cahier de charges (utiliser le canevas de l’annexe 2).

Le soumissionnaire peut inclure dans son offre tous autres éléments qu’il juge pertinents.

2.2 Présentation de l’offre financière

Le Consultant doit fournir une offre détaillée par pays qui permettra de mieux faire la relation entre l’offre financière et l’offre technique. Les coûts doivent être établis en FCFA et les prix seront évalués en hors taxes (la demande d'exonération de la TVA sera fournie, le cas échéant). Tous les frais afférents à d’éventuelles obligations vis-à-vis des différents pays ou tous autres frais connexes ne seront pas imputables à EAI.

Votre offre financière doit être valable pour une durée de 90 jours à partir de la date limite de remise des offres.

2.3 Evaluation des offres

Critères d’évaluation technique

Récapitulatif des formulaires d’évaluation des propositions techniques Note maximum

1. Qualification et expérience dans le domaine de la sécurité dans la région du Sahel et/ou du Lac Tchad 50pts
2. Méthodologie et mode opératoire proposée pour l’exécution du contrat selon les termes de références 30pts
3. Plan de travail et chronogramme d’exécution 20pts

Total 100 points

1. Qualification et expérience dans le domaine de la sécurité dans la région du Sahel et/ou du Lac Tchad /50 pts

1. Qualification, diplômes et CV du consultant dédié pour cette étude dans le domaine de la sécurité 10pts
2. Connaissance dans le domaine sécuritaire spécifiquement dans la région du Sahel et/ou du Lac Tchad 15pts
3. Références antérieures pertinentes dans des services similaires au présent appel d’offres dans la région du Sahel et/ou du Lac Tchad (au moins trois références) 25pts

2. Méthodologie proposée et approche pour exécuter la formation selon les TDR /30pts

1. Les aspects importants/pertinents de ce service ont-ils été traités de manière suffisamment détaillée ? 5pts
2. La proposition comprend-elle un cadre méthodologique cohérent ? 15pts
3. La présentation est-elle claire, et la succession des activités ainsi que la planification sont-elles logiques, réalistes et augurent-elles suffisamment d’une bonne exécution de service ? 10pts

3. Plan de Travail / 20pts

1. Le plan de travail et le chronogramme d’exécution sont-ils bien définis, bien détaillés et correspondent-ils aux termes de référence ? 20pts

Les soumissionnaires obtenant au moins 65 points au niveau technique seront qualifiés pour l’analyse de l’offre financière.

Critère d’évaluation financière

Les offres financières seront, avant tout, vérifiées pour s’assurer qu’elles sont complètes et pour en redresser les éventuelles erreurs de calcul. C’est ensuite qu’interviendra l’évaluation financière détaillée. Le coefficient attribué à l’offre financière est de 20 points.

Le cumul des points de l’offre technique et financière est à 100 points.

Comité d'examen

Les propositions seront examinées et évaluées par un comité composé de membres qualifiés sélectionnés par EAI. Le comité d’examen se réserve le droit d’organiser un appel téléphonique s’il en juge la pertinence.

Annexe 1

TERMES DE REFERENCE

Le projet V2P (Voix de paix) est implémenté dans la région du Sahel et du lac Tchad. Le tableau ci-dessous récapitule les bureaux de représentation du projet.

# Pays                                        Bureaux                                                                Nombre de personne

 1 Burkina Faso                        a.Ouagadougou                                                                      11

                                                 b. Dori                                                                                    05

2 Cameroun                             a.Yaoundé                                                                               01

                                                 b. Garoua                                                                                10

                                                  c. Maroua                                                                               01

3 Mali                                        a.Bamako                                                                               03

                                                   b. Gao                                                                                     06

4 Niger                                      a.Niamey                                                                                  16

                                                   b. Tillabéry                                                                               05

                                                   c. Diffa                                                                                      05

5 Tchad                                      a. N’Djaména                                                                            13

                                                   b. Bol                                                                                         07

6 Côte d’Ivoire                           a. Abidjan                                                                                  07

A. Révision du Manuel de Sécurité

Chaque soumission devra soumettre un narratif sur sa méthodologie et mode opératoire par bureaux de représentation du projet V2P. Le narratif devra spécifier au minimum les informations ci-après :

• Donner un avis sur le manuel de sécurité d’EAI, et proposer les modifications ou ajouts, si nécessaire ;
• Réviser les points des rassemblements et routes d’évacuation par bureau ;
• Fournir des indicateurs standards permettant à une situation d'être évaluée ou suivie en termes de sécurité ;
• Définir les règles générales de comportement, le niveau de sécurité ainsi que les mouvements autorisés ou non selon la situation de sécurité du moment ;
• Formaliser les premières étapes de ce qui est communément appelé « la gestion de crise » lors d’un incident défini comme « critique » ;

B. Evaluation des risques et menaces

• Repérage et évaluation des risques, des menaces et des vulnérabilités par bureau ;
• Recommandations sur le plan ou mode de déplacement sur route, mise à jour des SOP (Standard Operating Procedures) de base pendant la mission sur le terrain, en particulier par la route. Ces recommandations doivent permettre au personnel d’Equal Access International de pouvoir implémenter les activités ;

C. Formation du personnel sur les aspects sécuritaires

Une formation devra être fait à tous les membres du personnel dans chaque bureau. Par conséquent chaque soumissionnaire devra proposer (au minimum) son contenu de formation sur les aspects suivants :

• Formation sur les aspects du manuel de sécurité du projet V2P (tel que l’utilisation des extincteurs, attitude en cas de braquage, embuscade, attaque etc…)
• les réflexes sécuritaires à avoir de manière générale
• le secourisme
• Tous les chauffeurs EAI (Burkina Faso : 02 ; Cameroun :01 ; Mali :02 ; Niger :03 ; Tchad :02) doivent être formés à la gestion des urgences médicales et à l'utilisation de tous les outils afférents.

Annexe 2

REFERENCES ANTERIEURES

Référence 1

• Nom du Client :
• Personne contact:
• Adresse email :
• Objet du service:
• Valeur du contrat:
• Date d’exécution:

Référence 2

• Nom du Client :
• Personne contact:
• Adresse email :
• Objet du service:
• Valeur du contrat:
• Date d’exécution:

Référence 3

• Nom du Client :
• Personne contact:
• Adresse email :
• Objet du service:
• Valeur du contrat:
• Date d’exécution: