OFFRE D’EMPLOI N°02/DG/RH/06-21

ASSISTANTE DE DIRECTION

La Société NEO INDUSTRY S.A, entreprise Agro-Industrielle spécialisée dans la Transformation du Cacao en produits semi-finis et, installée à Kékem dans le Département du Haut-NKAM, Région de l’Ouest Cameroun, recherche pour le développement de ses activités, une Assistante de direction

MISSIONS PRINCIPALES :

L’assistant exécute des actes administratifs et de gestion courante. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale et des Services. Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Elle prend en charge, en lien avec la Direction Générale, l’organisation matérielle et logistique des réunions administratives.

ACTIVITES :

1.Gestion administrative

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
• Assurer les prises de rendez-vous ;
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques ;
• Suivre la circulation des parapheurs ;
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions ;
• Prendre en charge des aspects logistiques de la DGS (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur ...) ;
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative ;
• Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives ;
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative ;
• Participer à l’organisation d'événements internes

2- Organisation administrative et logistique réunions

• Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions ;
• Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
• Vérifier la régularité des réunions : quorum … ;
• Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les compte-rendu de réunions et les diffuser ;
• Finaliser les rédactions des procès-verbaux, les compte-rendu de réunions lorsque celles-ci sont externalisées ;

CONNAISSANCES :

• Maîtrise des techniques de communication orales et écrites ;
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie
• Bilingue (Français et Anglais)

COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES :

• Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale ;
• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail ;
• Sens des priorités ; Sens de l’organisation ; Capacité à prendre des initiatives ;
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence ;
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs ;

SAVOIR-ÊTRE

• Discrétion ; Très bon sens relationnel ;
• Calme ; Autonome ; Accueillante ; Capacité d’anticipation ;
• Force de proposition ;
• Sens de l'écoute

Profil Recherché (F)

Vous disposez d'une expérience professionnelle d'au moins trois (03) années dans un poste similaire et vous êtes capable de vous exprimer en Français et Anglais.

Poste basé à Kékem Région de l’ouest Cameroun

Merci d'envoyer lettre de motivation et CV par courriel à l’adresse : infos@neoindustrysa.com