OFFRE D'EMPLOI

La CAMEROON EMPLOYMENT SERVICES, entreprise spécialisée dans la gestion des ressources humaines, l’accompagnement des entreprises et des jeunes dans l’atteinte de leurs objectifs professionnels recherche pour un de ses clients un(e) ASSISTANT(e) DE DIRECTION.

Mission :

• Assurer le secrétariat de la Direction Générale du Groupe ainsi que les procédures d’importation en collaboration avec le transitaire du Groupe.

Activités Principales :

SECRETARIAT

• Gérer l’Agenda et l’emploi tu temps quotidien du Président Directeur Général ;
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…) ;
• Accueillir, informer et orienter les personnels et usagers de l’établissement ;
• Gérer le courrier ;
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
• Accueillir physiquement les rendez-vous ;
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations, etc.), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
• Mettre à jour les bases de données utilisées au niveau du secrétariat ; annuaire, numéros des comptes, etc.
• Réalisation des mailings ;
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et les informations ;
• Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions chefs de service, etc.) au besoin ;
• Assurer l’acheminement des bons de commande des fournitures de bureau des différents services ;
• Etablissements des ordres de virements et acheminement pour signature ;
• Rédaction des rapports (situations des importations du groupe et autres comptes rendus) ;
• Gérer les notes de frais ;
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
• Assister le PCA dans ses activités.

LOGISTIQUE ET TRANSPORT

• Suivre la procédure d’importation des marchandises (de l’ouverture de la déclaration d’importation à la réception des documents de douane pour archivage) :
• S’assurer que tous les documents d’importation soient à jour et disponibles ;
• S’assurer du respect des formalités préalables aux opérations d’importations ;
• Veiller au respect de la procédure complète d’importation.
• Constitution et préparation des dossiers de voyage depuis la demande de visa au voyage proprement dit et des ordres de mission ;
• Assurer la gestion des demandes de réservation de billets d’avions lors des déplacements du personnel et en lien avec la logistique, les réservations d’hôtels des invités ;
• Gérer les dossiers administratifs nécessaires (permis, facture, etc.) ;
• Faire des propositions pour la mise à jour des contrats avec les prestataires (hôtels, transports de colis) ;
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) ;
• Exécuter les autres tâches demandées par la hiérarchie ;

Le titulaire du poste doit avoir :

• Niveau académique Bac G1/Licence professionnelle en Logistique & transport
• Expérience professionnelle :  Bilingue – Anglais et Français
• 05 ans d’expérience similaire.
• Maitrise de Microsoft office