Recrutement d'un auditeur financier pour projet associatif

Termes de référence pour Audit Financier Projet K-CMR-2023-4037

Afrique Solidarités (ASOL) est une Association à but non lucratif, apolitique. Depuis 2014, Afrique Solidarités assiste les populations victimes des catastrophes à travers le Cameroun, indépendamment de leurs religions, de leurs couleurs de peaux et de leurs nationalités. Pour cela, elle travaille étroitement avec les administrations et les partenaires locaux, dans le respect des lois et règlements de la République du Cameroun pour répondre aux besoins des personnes les plus vulnérables.

Pour répondre aux conditions générales de Diakonie Katastrophenhilfe en matière de soutien à l'aide humanitaire et aux procédures applicables aux projets financés par Diakonie Katastrophenhilfe, l'audit financier du projet suivant est commandé :

• Partenaire : ASOL
• Code Projet :  K-CMR-2023-4037
• Budget: 556 222 195 XAF soit 847 959 €
• Début :01.10.2023
• Fin: 30.11.2024

Titre du projet: Riposte contre le choléra dans la ville de Yaoundé et prévention à l’Extrême-Nord Cameroun: Promotion des bonnes pratiques WASH dans les sites affectés ou à risque élevé.

OBJECTIF DE L'AUDIT DE PROJET

L'objectif de l'audit des états financiers des projets (PFSs) est de permettre à l'auditeur d'exprimer un avis professionnel sur la situation financière du projet, sur les fonds reçus et les dépenses encourues pour la durée d'exécution du projet considéré.

L'auditeur procédera à l'audit du projet ci-dessus en conformité avec la législation et aux normes nationales applicables au Cameroun, avec les Standards internationaux d'Audit (ISA), la Norme internationale de missions d'assurance (ISAE) 3000 et la Norme internationale de contrôle Qualité (ISQC), dans leur version respective la plus récente.

1. TÂCHES DE LA MISSION

1.1 Principes de base de l'audit et documents

a) Tous les documents applicables de Diakonie Katastrophenhilfe (DKH) comprenant :
➢ Le contrat de coopération
➢ L'accord administratif
➢ Les standards de travail de la DKH en matière de rapports (faisant partie d'accord administratif)
➢ Le budget approuvé (faisant partie du contrat de coopération)
b) Les normes internationales d'audit (International Standards on Auditing - ISA)
c) La législation nationale

1.2 Responsabilités des responsables des partenaires

Pour chaque partenaire, le responsable du partenaire, appuyé par le responsable financier, est responsable de la bonne tenue des documents comptables et de la préparation des bilans conformément aux exigences de DKH en la matière. II est responsable de la fourniture des documents comptables relatifs au projet, de tout autre document s'y rapportant (rapports d'avancement) et de la communication de toute information pertinente aux auditeurs, y compris les procès-verbaux des 
réunions de la direction et des autres réunions, dès la fin de la période comptable.

1.3 Responsabilités des auditeurs

Pour chaque projet de partenaire, le Rapport de l'Auditeur doit donner un avis dans les domaines suivants:

a. Est-ce que le Rapport Financier du Projet correspond à la Comptabilité ?
b. Est-ce que le Rapport Financier du Projet correspond à l'accord de coopération ?
c. Est-ce que les fonds reçus correspondent avec la Comptabilité ?
d. Est-ce que la Comptabilité correspond avec les Pièces Justificatives ?
e. Existe-t-il des Pièces Justificatives adéquates pour les transactions ?
f. Existe-t-il une Comptabilité adéquate, incluant le Journal et le Grand Livre ?
g. Est-ce que les changements dans la Liste des Immobilisations correspondent aux Pièces Justificatives ?
h. Est-ce que la Comptabilité correspond aux Relevés de Comptes Bancaires Officiels et au Livre de Caisse ?
i. Est-ce que le Rapport Financier du Projet approuvé est exempt d'anomalies ?
j. Est-ce que les fonds reçus non utilisés sont correctement enregistrés dans le passif du bilan et inclus dans le solde du Rapport Financier du Projet ?
k. Est-ce que les dépenses enregistrées dans le Rapport Financier du Projet sont en conformité avec le budget et le plan d'activité ? 
l. Existe-t-il un système interne de contrôle de l'organisation en place ? Y a -t-il des faiblesses essentielles que l'organisation devrait améliorer ?
m. Est-ce que les salaires des personnels de programme/projet sont définis par des contrats de travail ?
n. Est-ce que les dépenses de sécurité sociale, y compris les pensions et les impôts, ont été enregistrées et versées aux autorités conformément à la législation nationale ?
o. Est-ce que l'organisation a des copies des contrats essentiels valides (administration, commerce, location, bail, accord de service) ?

Les auditeurs donneront leur opinion sur le/les bilan(s) et les comptes de gestion des projets considérés, comprenant :

1) Le bilan du projet ;
2) Les recettes et dépenses du projet ;
3) Le décompte des fonds reçus et des paiements, le flux de trésorerie (cash-flow) du projet avec le bilan d'ouverture et de clôture des fonds à affectation spéciale et une comparaison avec le budget approuvé et diront s'ils donnent une image fidèle de toutes les affaires essentielles et s'ils ont été préparés correctement et en conformité avec les exigences citées plus haut. S'ils sont de cet avis, ils répondront aux questions suivantes dans leur rapport :
a) Les comptes ont-ils été tenus correctement par l'organisme responsable du projet, ci-inclus la vérification de tous les fonds reçus et les paiements par des justificatifs originaux ?
b) Le bilan de l'organisme responsable du projet est-il en accord avec les documents comptables et les revenus et avec le budget approuvé ?
c) Les fonds versés par la DKH ont-ils été utilisés pour les projets auxquels ils ont été affectés ?
d) Les auditeurs ont-ils reçus toute information et explication nécessaires à l'objectif de leur mission ?
e) Les fonds ont-ils utilisés de façon sérieuse et économique ? (N.B. : cela doit être littéralement indiqué dans l'audit).

Le cabinet d'Audit doit donner son opinion sur le rapport et faire des recommandations.

2. ÉTENDUE DE L'AUDIT

L'auditeur élabore et réalise l'audit en conformité avec l'objectif et l'étendue de cette mission et les procédures. L'auditeur peut recourir à des techniques telles qu'enquête et analyse, calcul, comparaison, autres vérifications d'exactitude arithmétique, observation, examen de registres et de documents, inspection des actifs, tout en obtenant les confirmations ou toutes autres informations jugées nécessaires dans l'exécution des procédures.

L'auditeur obtient des preuves de vérification de ces procédures suffisamment appropriées pour lui permettre d'établir un rapport de constatations factuelles.

L'audit du projet englobera tous tests et procédures d'audit que l'auditeur considérera nécessaires. 

L'auditeur accordera une attention particulière à la question de savoir :
a) Si toutes les règles, régulations et engagements contractuels pertinents et applicables de Diakonie Katastrophenhilfe (DKH) ont été observés. Ceux-ci englobent :
➢ Le contrat de coopération ;
➢ Les procédures administratives ;
➢ Les standards de reporting de la DKH ;
➢ Le budget approuvé (planification des coûts).
b) Si les fonds ont été alloués et utilisés en conformité avec les accords de financement pertinents, en accordant toute l'attention voulue à l'économie et l'efficience, et uniquement dans les buts pour lesquels ils ont été alloués ;
c) Si les biens, les travaux et les services financés ont été fournis en conformité avec les accords de financement pertinents, incluant les dispositions spécifiques de la comptabilité et des procédures d'achat du bureau régional de DKH
d) Si toutes les pièces justificatives, dossiers et comptes nécessaires ont été tenus pour toutes les activités de projet, y compris les dépenses déclarées en faisant usage des états de dépenses (SOE). Il est attendu de l'auditeur qu'il vérifie que les rapports respectifs publiés pendant l'exercice sont conformes aux livres de comptes sur lesquels ils reposent ;
e) Si les comptes désignés ont été tenus en conformité avec les dispositions des accords de financement pertinents et si les fonds prélevés sur ces comptes ont été uniquement utilisés pour les buts visés dans l'accord de financement ;
f) Si les lois et règlements nationaux ont été respectés et si les procédures financières et comptables approuvées pour le projet (c'est-à-dire manuel de procédures financières, etc.) ont été suivies et utilisées ;
g) Si les actifs issus des fonds de projet existent et qu'il peut être prouvé qu'ils sont la propriété du bureau de DKH à l'étranger.

Dans le respect des Standards internationaux d'Audit, il est attendu de l'auditeur qu'il accorde une attention particulière aux points suivants :

1) Fraude et corruption : considérer le risque d'inexactitudes significatives dans les états financiers, dues à la fraude comme le demande ISA 240 : « La responsabilité de l'auditeur dans la prise en considération de fraudes dans l'audit d'états financiers ». L'auditeur est tenu d'identifier et d'évaluer ces risques (d'inexactitudes significatives des états financiers) dus à la fraude, d'obtenir des informations de contrôle probantes et suffisamment appropriées à propos des risques évalués et de 
répondre de manière appropriée à la fraude identifiée ou suspectée ;
2) Dispositions législatives et règlementaires : dans la conception et la réalisation des procédures d'audit, l'évaluation et le reporting des résultats, considérer que la non-conformité du bureau de la DKH à l'étranger aux lois et aux règlementations est susceptible d'affecter sensiblement les états financiers, comme le demande ISA 250 : « Prise en compte des textes légaux et réglementaires dans un audit d'états financiers » ;
3) Gouvernance : communiquer les questions soulevées à l'occasion de l'audit présentant un intérêt en matière de gouvernance et issues de l'audit des états financiers aux personnes en charge de la gouvernance d'une entité, comme le demande les Standards internationaux d'Audit 260. « Communication des questions soulevées à l'occasion de l'audit aux personnes constituant le gouvernement d'entreprise » ;
4) Risques : afin de réduire le risque pour l'audit à un faible niveau acceptable, déterminer les réponses générales aux risques évalués au niveau des états financiers et concevoir et réaliser des procédures d'audit plus poussées pour répondre aux risques évalués au niveau des assertions, comme le demande les Standards internationaux d'Audit 330 : « Réponse de l'auditeur à l'évaluation des risques ».
5) Avances : avances de voyage et avances personnelles accordées aux personnels locaux et aux personnels expatriés.

3. ÉTATS FINANCIERS DU PROJET ("FSS)

L'auditeur devra vérifier que les PFSs ont été préparés en conformité avec les normes comptables internationales et procurent une image fidèle de la situation financière du projet à la date pertinente et des ressources et dépenses de l'exercice financier s'achevant à cette date.

Les états financiers de projet (PFSs) doivent inclure :

a) Un état des fonds reçus, mettant en évidence les fonds reçus du bureau central de la DKH en monnaie locale et étrangère ;
b) Un état des dépenses (SOEs) ;
c) Un bilan comptable ;
d) Un tableau des flux de trésorerie ;
e) Un récapitulatif des principales politiques comptables adoptées et d'autres notes explicatives ;
f) Une liste des biens matériels acquis ou obtenus pour être affectés aux fonds de projet.

En annexe aux PFSs, l'auditeur préparera une réconciliation des sommes telles que « reçues par le projet » en affichant celles qui ont été décaissées par la banque (soldes disponibles).

4. ÉTAT DE DÉPENSES (SOEs) / LISTING JOURNAL

a) II fait usage des taux de change appropriés, reposant sur la politique financière de la DKH, si elle est d'application ;
b) Les tableaux de taux de change incluant les méthodes de calcul de l'organisation pour les taux de change ; 
c) Les taux de change de la table des taux de change sont les mêmes que ceux utilisés dans le listing journal ;
d) En principe, tous les documents vérifiés doivent être des exemplaires originaux. En particulier, les preuves de paiement devront être contrôlées ;
e) Les postes enregistrés comme immobilisations correspondent à ceux consignés dans l'inventaire des biens ;
f) Vérifier, par sondages, qu'il existe des pièces justificatives se rapportant aux dépenses déclarées. L'étendue des sondages devra se baser sur l'analyse des risques par l'auditeur, qui devra être énoncée dans le rapport. L'auditeur signalera le montant identifié au cas où des pièces justificatives feraient défaut ;
g) Réaliser un suivi pour déterminer si les coûts salariaux débités du projet ont été comptabilisés de manière systématique sur toute la durée de l'année et contrôler si les coûts salariaux peuvent être vérifiés à l'aide de pièces justificatives suffisantes ;
h) Examiner la conformité du bureau de la DKH à l'étranger aux règles et règlementations en ce qui concerne les impôts locaux et les cotisations de sécurité sociale ;
i) Réaliser un suivi pour déterminer si le bureau de la DKH à l'étranger a respecté les lignes directrices du siège de la DKH en matière de finances et d'approvisionnement, si elles sont d'application ;
j) Les retraits totaux figurant à l'état des dépenses devront faire partie de la réconciliation générale des décaissements bancaires ;
k) L'auditeur examinera l'admissibilité des transactions financières intervenues au cours de la période objet de la vérification et les soldes de fonds à la fin d'une telle période ;
l) L'adéquation des contrôles internes à ce type de mécanisme de décaissement ;
m) Le fonctionnement et l'utilisation des fonds désignés en conformité avec l'accord de financement ;

5. COMPTE DÉSIGNÉ

En conjonction avec l'audit des PFSs du projet, l'auditeur est également appelé à procéder à la revue des activités du Compte désigné associées au projet. Le Compte désigné comprend habituellement :

a) Les revenus reçus du bureau central de la DKH ;
b) Les intérêts susceptibles d'avoir été acquis sur les comptes ;
c) Les retraits relatifs aux dépenses du projet ;
d) Les soldes des comptes à la fin d'une telle période.

6. RAPPORTS D'AUDITS

Pour chaque projet, l'auditeur formulera un avis à propos des états financiers du projet (PFSs). Le rapport d'audit des comptes du projet inclura un paragraphe distinct soulignant les points faibles des éléments-clés du contrôle interne et toute non-conformité avec les termes de l'accord de financement.

Les destinataires du rapport d'audit sont le représentant autorisé du porteur du projet.

Les documents suivants devront être fournis par les auditeurs :

a) Rapport/Avis de l'auditeur incluant une déclaration de conformité portant sur les fonds de la DKH ;
b) État financier audité du projet pris en considération (bilan, compte de revenu et de dépenses du porteur du projet, compte de rentrée de fonds et compte de paiement / tableau des flux de trésorerie du projet incluant soldes d'ouverture et de clôture des fonds et une comparaison des valeurs planifiées/réelles / un rapport sur les écarts vis-à-vis du budget approuvé) ;
c) Lettre de recommandations (incluant les commentaires sur la mise en œuvre des recommandations de l'année précédente le cas échéant et de nouvelles recommandations) ;
d) Notes aux comptes (si elles présentent une importance dans le contexte considéré du projet) :
a) Liste des revenus/des recettes en fonction de leur origine/de leur source ;
b) Transactions en monnaie étrangère (incluant la vérification des transactions de change) ;
c) Liste des comptes bancaires dans le pays ;
d) Liste et explications des créances et des comptes débiteurs rapportés aux débiteurs, montants, raisons et date d'émergence ;
e) Liste et explications des dettes rapportées aux créanciers, montants, raisons et date d'émergence ;
f) État des actifs, notamment preuves de nouvelles acquisitions et conformité avec l'agrément de la DKH, s'il est d'application ;
g) Revendications juridiques des personnels relatives aux indemnités de départ et aux pensions de retraite.

Outre les éléments indiqués ci-dessus l'audit doit affirmer :
➢ La liste de justificatifs (assorti selon les positions du budget approuvé par le siège) ;
➢ La liste de justificatifs (assorti selon la date de transfert) ;
➢ Vérification de l'inventaire.

 7. LETTRE DE RECOMMANDATIONS

En plus du rapport d'audit, l'auditeur préparera, s'il le juge nécessaire, une lettre de recommandations dans laquelle

a) Il formulera des commentaires et des observations sur les registres, systèmes et contrôles comptables examinés au cours de l'audit,
b) II identifiera les déficiences spécifiques ou les points faibles des systèmes et des contrôles et formulera des recommandations pour leur amélioration ;
c) II fera rapport sur le degré de conformité de l'accord de financement et formulera des commentaires, le cas échéant, sur les questions internes et externes affectant une telle conformité ;
d) II communiquera les sujets portés à son attention au cours de l'audit susceptibles d'impacter sensiblement l'implémentation du projet ;
e) II formulera des commentaires sur la mesure dans laquelle les questions en suspens/les questions de certification ont été traitées ;
f) Il formulera des commentaires sur les recommandations d'audit antérieures qui n'ont pas été implémentées de manière satisfaisante et ;
g) Attirera l'attention du destinataire sur tous autres sujets qu'il considère comme pertinents.

Dans le cas de figure idéal, la lettre de recommandations inclura les réponses données par le partenaire audité aux questions mises en lumière par l'auditeur.

8. INFORMATION DISPONIBLE

L'auditeur aura accès à tous documents juridiques, toutes correspondances et toute autre information associés au projet et jugés nécessaires par lui. L'auditeur obtiendra également confirmation des montants décaissés et des montants en souffrance à la banque. L'information disponible inclura des copies des documents pertinents suivants : document d'évaluation de projet ; accord de financement ; rapports d'évaluation de la gestion financière ; rapports de mission de supervision et rapports sur l'état d'avancement de la mise en œuvre.

9. CALENDRIER & LIVRABLES DE L'AUDIT

a) Le rapport financier consolidé et les documents comptables consolidés du projet doivent être mis à la disposition des auditeurs avant la date de début de l'audit ;
b) Le processus d'audit sera achevé dans un délai de quatre semaines à partir du début de la mission ;
c) Deux copies des états financiers audités incluant le rapport d'audit, la lettre de recommandations et les réponses de la direction devront parvenir au partenaire audité au plus tard une semaine après la clôture de l'audit chez le partenaire ;
d) Le rapport d’Audit doit être établi conformément à la norme ISA 800, qui doit être mentionné explicitement ;
e) Une confirmation doit être nécessaire ; précisant que l’échantillon permet de tirer des conclusions sur la situation globale (<< true and fair view>>) passage qui doit
obligatoirement sortir dans le rapport d’Audit ;
f) Une confirmation indiquant que les fonds ont été exclusivement utilisés pour les activités du projet doit ressortir dans le rapport;
g) Une confirmation du respect du contrat de Coopération est requise ;
h) Si un retard intervient pour une raison quelconque, il sera directement communiqué par l'une ou l'autre des parties (avec envoi de copies de la correspondance à l'autre partie concernée).

10. LANGUE

Le rapport d'audit, la lettre de recommandations et toute autre communication seront rédigés en français.

11. HONORAIRES

Les honoraires seront calculés sur la base du temps effectivement passé à auditer les affaires et aux niveaux de compétence et de responsabilité des personnels concernés. À moins qu'il n'en ait été convenu autrement, les honoraires seront facturés à la livraison des documents listés aux paragraphes 8 & 9 et seront payables sur présentation de la facture. ASOL se réserve le droit de réduire les honoraires en cas de retards considérables par rapport au calendrier approuvé imputables à la société d'audit.

12. COMPOSITION DU DOSSIER - DOCUMENTS OBILGATOIRES

1) Preuve du statut juridique ;
2) Preuve d'agrément de l'ONEC, ou de toute autre institution reconnue ;
3) Attestation fiscale 2025 ;
4) Offre technique par rapport au présent avis à manifestation d'intérêt ;
5) Offre financière en Franc CFA (XAF) ;
6) Description du background (CV) du cabinet d'audit ou consultant individuel, y compris audits effectués/Prestations livrées en faveur des ONG Internationales/agences UN. Une liste de références/Contacts pour vérifier ce dossier sera appréciée.

13. LIEU D'EXECUTION DE LA MISSION

Le lieu d'exécution de la mission sera le bureau de ASOL à Yaoundé, Cameroun situé au quartier Biteng après la GP, plus précisément à l'hôtel MADJOU.

14. SOUMISSION DES OFFRES

Si vous êtes intéressé, veuillez envoyer votre candidature avant le 21 Avril 2025 à 17h00 min précises.

• A : salomonleroi_2@vahoo.fr ou lydiennemanguelle@yahoo.fr
• Objet : [NOM DU CABINET] - AUD/K-CMR-2023-4037

Le cabinet ou consultant sélectionné, avant la signature du contrat, devra soumettre la liste de la documentation à mettre à disposition de l'équipe du cabinet d'audit pour réaliser la prestation demandée.