APPEL A CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT D'UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) TRILINGUE POUR LE BUREAU REGIONAL DE LA DEUTSCHE GESELLSCHAFT FUR INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT(GIZ)

Le Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé est rattaché à la division régionale Afrique Centrale, Afrique de l'Ouest II et Madagascar. Cinq pays en dépendent: le Cameroun, le Tchad, la République Centrafricaine, le Gabon et Sao Tomé et Principe. Une vingtaine de projets/programmes sont mis en oeuvre dans ces différents pays dont certains en partenariat avec la Banque allemande de développement(KfW).

L'assistant(e) Administratif(ve) Trilingue est une pièce maîtresse pour le Bureau Régional de la GIZ car il/elle assure plusieurs missions au sein de son service. Il/elle délivre des informations, facilite le dialogue entre les programmes/projets de la GIZ et les différents groupes de collaborateurs locaux et expatriés. L'assistant(e) Administratif(ve) Trilingue doit faire preuve d'une grande polyvalence tant les tâches demandées peuvent être différentes.

Il/elle doit également faire preuve de rigueur et de patience face aux administrations locales et étrangères qui ont leur propre fonctionnement. Etant généralement l'appui direct du Directeur Résident, il/elle doit également avoir un sens de la diplomatie, orienté vers les solutions.

Description des tâches

Sous la supervision du Directeur Résident de la GIZ, l'Assistant(e) Administratif(ve) Trilingue, grâce à sa bonne maîtrise de la langue française, anglaise et allemande; grâce à ses compétences en bureautique, internet et à ses capacités rédactionnelles devra:

• Exécuter et superviser des responsabilités administratives complexes ainsi que des activités de communications entre le Bureau régional à Yaoundé, ses programmes/projets et réseaux de collaboration;
• Assurer des relations courrantes avec des administrations étrangères en plus des partenaires habituels et déclencher une communication productive avec les parties prenantes;
• Suivre d'une façon constante les changements de portefeuille, du personnel, des réglements, garder la vue d'ensemble et faire circuler les bonnes informations aux bonnes personnes en temps opportun;
• Définir, suivre et améliorer les procédures courantes en continu;
• Organiser la logistique et les supports d'information des réunions et évènements au niveau de la Direction y compris la rédaction des comptes rendus des réunions clés;
• Organiser et coordonner le planning de la Directrice Résidente à l'aide de Outlook;
• Organiser et accompagner les missions des visiteurs internationaux;
• Préparer et traiter les correspondances en français, en anglais et en allemand;
• Dresser et entretenir une base de données des prestataires de services à l'aide des outils informatiques
• Assurer la gestion des connaiddances: Compiler et enregistrer les données et les informations dans l'exécution de son rôle; établir et maintenir la mise à jour correcte des systèmes d'informations; ainsi que l'archivage des documents dans le Document Management System de la GIZ(DMS);
• Assurer des missions de traduction de documents, rapports, comptes rendus ou des rapports de synthèse;
• Donner une bonne impression du Bureau par un service téléphonique parfait et un espace d'attente soigné;
• Etre disposé(e) à s'impliquer dans d'autres activités transversales;
• Assumer d'autres activités et tâches sur instruction de son superviseur.

Qualifications requises

• Diplôme universitaire minimum: BAC+3;
• Bonne connaissance du français, de l'anglais et de l'allemand;
• Avoir une parfaite maîtrise de l'outil informatique(MS Word, MS Excel, PowerPoint, Outlook, etc.);
• Avoir une bonne connaissance pratique de l'utilisation des moyens de télécommunication moderne(téléphone, télécopie, scanner);
• Avoir un minimum de cinq(5) ans d'expérience à un poste similaire;
• Certificat ou diplôme de secrétariat est indispensable;
• Flexible dans les horaires de travail.

Délai de recevabilité des dossiers de candidature: 17 juin 2015 à 16 heures

Date de prise de service: 15 juillet 2015

Lieu de dépôt de candidature: 

Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé sis au Quartier Bastos derrière l'Ambassade de Russie.

Les plis contenant les dossiers complets de candidature(Lettre de motivation, CV, photocopies diplômes et références) seront à l'intérieur d'une enveloppe extérieur anonyme portant l'adresse suivante: "Bureau Régional de la GIZ à  Yaoundé" avec la mention: "Appel à candidature pour le recrutement d'une Assistante Administrative Trilingue Bureau Régional Yaoundé".