Assistant de Programme PVNU / National (For Cameroonians)

Location : YAOUNDE, CAMEROON

Application Deadline: 25 Juin 2015

Type of Contract :TA Local

Post Level : GS-5

Languages Required : English   French  

Background

Basé dans le bureau pays du PNUD, L’équipe pays du Programme VNU comporte un chargé de Programme VNU et une Assistant aux Opérations. Dans certain cas, l’équipe comprend seulement un Assistant Administratif. L’équipe fait partie intégrante de l’Equipe du portefeuille VNU du siège. L’Equipe VNU de pays est responsable de la gestion journalière des volontaires, des programmes gérés par le PVNU, répondant ainsi aux demandes locales et cherchant de nouvelles opportunités pour le Programme VNU.  

Faisant partie de l’équipe VNU du Pays, l’Assistant aux Opérations est affecté au bureau pays du PNUD afin de travailler avec son superviseur pour appuyer les activités VNU dans le pays. Il est responsable pour les demandes administratives liées aux entrées et affectations des VNU.

Le Programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est l’organisation de l’ONU qui promeut le volontariat afin de soutenir la paix et le développement de par le monde. Le volontariat peut transformer le rythme et la nature du développement et il profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Le programme VNU contribue à la paix et au développement en prônant le volontariat mondialement, en encourageant ses partenaires à intégrer le volontariat dans la programmation du développement et en mobilisant des volontaires.

Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré dans les traditions établies et anciennes de partage et de soutien au sein des communautés. Dans ce contexte, les volontaires VNU participent à différentes formes de volontariat et jouent un rôle dans le développement et la paix, avec leurs collègues, les agences partenaires et les communautés locales.

Le Programme VNU contribue à la paix et au développement en reconnaissant les volontaires travaillant avec les volontaires, pour intégrer le volontariat dans les programmes de développement, la mobilisation d’un nombre élevé et diversifié des volontaires, notamment les VNUs qui ont l’expérience à travers le monde. Le Programme VNU embrasse le volontariat au niveau universel et de façon inclusive, et reconnait le volontariat dans sa diversité ainsi que les valeurs qui l’appuie: Volonté, engagement, solidarité.

Le Programme VNU a engagé 7 545 VNU Volontaires en 2009 sur 7 716 postes. Avec un âge moyen de 37 ans. Les connaissances professionnels requises et qualifications de quelques 5 à 10 ans d’expérience. Les  VNU Volontaires opéraient en 128 pays en 2009 et venaient de 158 pays. La majorité, 79% vient des pays en voie de développement. Un tiers des VNU volontaires travaillent dans leur pays et le reste travaille à l’extérieur.

L’équivalent financier des activités dépasse 219 Million de Dollars Américains chaque année. En outre, ayant été le point focal des Nations Unies pour l’année Internationale des Volontaires (AIV2001), Le Programme VNU est actif dans le suivi de l’année pour laquelle les objectifs principaux sont: reconnaissance, facilitation, réseau et promotion du volontariat.

Comme l’un des piliers, l’équipe de portefeuille Paix et Développement est responsable pour la mise en œuvre de la stratégie du Programme VNU notamment la gestion des volontaires au niveau global, régional et local. L’équipe a les responsabilités suivantes:

• Planification stratégique et programme dans le portefeuille des pays basés sur les stratégies du Programme VNU;
• Construire et renforcer les relations avec les partenaires dans le système des Nations Unies et les partenaires externes sur les opérations et programmes;
• Assurer une communication effective entre le siège VNU et la présence des VNU sur terrain pour la programmation de la qualité, suivi et surveillance de la mise en œuvre du programme et la gestion du volontariat au niveau macro;
• Mettre l’accent sur le focus et soutien à une unité et initiatives d’entreprises lié à la programmation et gestion des activités du volontariat.

Sous la direction générale des équipes des portefeuilles respectives du Siège VNU, l’Assistant aux Opérations travaille sous son superviseur direct à travers lequel, il/elle rend compte au Représentant Résident du PNUD. Pour fonctionner effectivement, il est essentiel pour l’Assistant aux Opérations de garder une bonne relations de travail avec les autres membres du personnel dans le bureau du PNUD, qu’il soit de la division des opérations ou de programme et de s’intégrer comme membre  de l’équipe du PNUD.

Duties and Responsibilities

Assurer l’appui effectif lié au programme mettant l’accent sur les résultants suivants:

• Appuyer le superviseur dans la gestion et suivi des projets des VNU
• Garder l’informationfinancière sur les dépenses pour assister le superviseur dans la préparation des budgets des projets et révisions nécessaires
• Agir et suivre de près les tâches des VNU dans les agences partenaires et surtout le moment des descriptions des tâches, confirmation des fonds, sélection du candidat etc.

Appuyer le superviseur dans les activités liées au volontariat, notamment la journée internationale des volontaires (JIV).

Assurer l’appui effectif lié aux volontaires, en se focalisant sur la réalisation des résultants suivants: 

• Maintenir les dossiers des volontaires affectés dans le pays, en s’assurant que les correspondances et les rapports périodiques (en ligne) sont gardés proprement et en attirant l’attention de son superviseur sur les questions sollicitant des actions ;
• Suivre et garder les données liées aux contrats des VNU en service et informer le superviseur sur l’extension et renouvellement des contrats ou remplacements ;
• Maintenir à jour les données des congés des volontaires et assurer que tous les volontaires soumettent leur demandes de congé en avance au bureau du PNUD (Porter une attention particulière aux droit aux congés en fin de contrat), envoyer les copies au siège pour tous les volontaires ayant terminé leur affectation.
• Maintenir à jour les contacts de tous les VNU en service et de leurs dépendants.
• Assurer que l’inventaire des biens de volontaires est compilé, mis à jour et envoyé au siège à temps selon les provisions du livret de Sécurité sur Terrain et des conditions de service – VNU.
• Relever avec le siège du PVNU et/ou pays de recrutement ce qui concerne la logistique et voyage des nouveaux volontaires et leurs dépendants.
• Faciliter le dédouanement et visas des nouveaux volontaires et leurs dépendants.
• Entreprendre toutes les tâches afin de s’assurer que les volontaires arrivant pour la première fois sont reçus et que tous les arrangements avant leur arrivée sont en place. Assurer le paiement à temps des frais d’installation ;
• Donner un appui nécessaire aux volontaires pour ouvrir leur comptebancaire ainsi que remplir les formulaires nécessaires pour obtenir les permis de conduire et de résidence, etc
• Préparer, si nécessaire, en consultation avec le superviseur, les autorisations de voyage liées au travail des volontaires dans le pays.
• Répondre à et se mettre en contact avec les volontaires concernant les questions financières et administratives.
• Entreprendre toutes les tâches liées à la gestion générale des volontaires et de leurs dépendants dans le pays.
• Traiter les droits mensuels des volontaires.
• Donner, si nécessaire, en consultation avec le superviseur l’appui nécessaire aux volontaires en cas de maladie, évacuation médicale, évacuation pour sécurité ou la mort d’un volontaire.
• Assurer que toutes les conditions sont réunies avant le paiement des droits finaux des volontaires à la fin de leur contrat
• Guider et donner conseil sur les conditions de services et le processus administratif en coordination avec l’équipe du portefeuille VNU au siège.

Préparer les listes restreintes des candidats postulant au poste de VNU. 

Assurer l’appui administratif et logistique en se focalisant sur les résultants suivants:

• Maintenir l’inventaire faites par les VNU, les équipements non consommables, et assurer l’enregistrement de tous les biens achetés par les projets et les envoyer au siège.
• Assurer les fonctions liées au déroulement des enquêtes sur le logement et autres charges en rapport avec le PVNU et assurer que les résultats sont communiqués au siège.
• Etablir des correspondances notamment le mémorandum et les notes au dossiers.
• Maintenir les dossiers de bureau et garder l’information et matériel de référence de manière à en faciliter l’accès.
• Assurer les tâches telles que faire les copies, collecter et distribuer le courrier reçu et envoyerle courrier, localiser les dossiers, etc
• Travailler dans l’ATLAS HCM pour la gestion des contrats, validation de paiement, bénéfice et déduction, gestion des Congés, fins des contrats, etc…
• Préparer les réquisitions, bons de commande pour tous les VNU dans l’ATLAS et faire les corrections à temps des erreurs sur les bons,
• Assurer l’appui administratif de la mise à jour et maintien des données de base et de recrutement des candidats volontaires.
• Assurer l’appui administratif pour le recrutement des VNU locaux à être affecté dans les autres pays.
• Effectuer autres taches administratives telle que souhaité.

 Competencies

Compétences fonctionnelles:

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Niveau 1.1. Recherche et analyse élémentaire

• Identifier et communiquer sur les opportunités pour apprentissage et partage des connaissances
• Sensibilisation sur l’apprentissage interne et externe et les ressources disponibles pour des connaissances

Niveau 1.1. Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures

• Comprendre le processus et méthode de travail pour le poste
• Posséder les connaissances de base sur l’organisation et procédures liées au poste les appliquer tout au long du travail
• S’efforcer à mettre a jour ses connaissances a travers des études autodidactes et d’autres moyens d’apprentissage
• Démontrer une connaissance de la technologie de l’information et son application

Niveau 1.1. Présentation des informations concernant les bonnes pratiques en matière de changement organisationnel

• Démonter la capacité à identifier des problèmes et proposer des solutions
• Documenter les initiatives d’appui au changement

Alignement stratégique des pratiques de gestion

Niveau 1.1. Collecte des informations, identification des bonnes pratiques

• Comprendre les structures organisationnelles, connaître les fonctions clés et le domaine d’intervention des unités organisationnelles et apporter sa contribution à la mise en œuvre des systèmes de gestion et service

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Niveau 1.1. Collecte des données et mise en œuvre des systèmes de gestion

• Utilisation de l’information/base des données/ autres systèmes de gestion
• Fournir les intrants du développement d’un système simple

Orientation Client

Niveau 1.1. Maintenir une relation efficace avec les clients

• les heures de travail et donné la priorité aux besoins des clients et des délais, construire et entretenir des relations efficaces au sein de l'unité de travail et avec les clients internes et externes
• Répondre aux besoins des clients rapidement
• Promouvoir la rendition de compte et la gestion axée sur les résultants

• Préparer à temps le contenu du rapport
• Conserver la base des données

Compétences Exigées:

• Démontrer et sauvegarder l’éthique et l’intégrité
• Faire preuve de connaissance de l’organisation et avoir un sens de jugement
• Auto développement et la prise d’initiative

Required Skills and Experience

Education:

• Etude secondaire
• Certificat dans le domaine d’administration, comptabilité ou finance

Experience:

• 5 ans d’expérience dans le domaine de l’administration ou de services d’appui au programme au sein du SNU.
• Maîtrise de l’outil informatique (ERP, MS Word, Excel, Powerpoint, etc.).
• Expérience en système de gestion en ligne est hautement souhaitable. L’usage du Pro-logiciel ATLAS est un atout

Dépôt de candidatures: 

Les candidats intéressés sont priés de consulter la version intégrale des termes de références et de postuler en ligne à travers le lien ci-après

http://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?cur_job_id=57487