Job Description

Agency: UN Women

Title: Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) -ONU FEMMES; PROJET NTUI

Job ID: 7618

Practice Area - Job Family: Management - GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

Vacancy End Date: 24/01/2017 (Midnight New York, USA)

Duty Station: Yaounde, Cameroon

Education & Work Experience: G-Bachelor's Level Degree - 3 year(s) experience

Languages Required: English, French

Grade: GP

Vacancy Type: National Regular UN Volunteer

Posting Type: External

Bureau: Management

Contract Duration: 1 Year

EXCLUSIVEMENT POUR LES CANDIDATS DE NATIONALITE CAMEROUNAISE

Background

Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires des Nations Unies contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.

A cet égard, les Volontaires des Nations Unies prennent part aux différentes formes de volontariat et joue un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales. Durant toute leur affectation, les Volontaires des Nations Unies font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif.

Duties and Responsibilities

Suivi financier des activités du projet

• Faire le suivi de l'utilisation correcte et à temps des ressources financières du projet ;
• Analyser les demandes de financement et vérifier leur conformité en rapport avec le projet, les accords de partenariat et les procédures de ONU FEMMES ;
• Examiner et vérifier l'exactitude et la pertinence des pièces justificatives pour les paiements et préparer des rapports financiers (FACE) ;
• Maintenir un bon suivi des avances faites aux partenaires de mise en œuvre, et faire l'examen de leurs rapports financiers et n’enclencher le prochain paiement que si ces rapports sont validés
• Servir de liaison avec le service des Opérations du Bureau central ONU FEMMES a Yaoundé pour l’accélération des déboursements de fonds ;
• Suivre le paiement des factures de fonctionnement du Bureau terrain, des partenaires et des prestataires 
• Fournir des informations pour l’audit du projet et suivre la mise en œuvre des recommandations d'audit ;
• Collaborer avec le service des operations du Bureau central a Yaounde pour toute autre tâche financiere

Suivi administratif et logistique du projet 

• Assurer la transmission des documents administratifs et financiers au Bureau central a Yaounde ; 
• Programmer et organiser les réunions/seminaires;
• Preparer les ordres de mission du terrain
• S’assurer que les réclamations de voyage et autres paiements sont traités à temps ;
• Préparation des commandes pour les équipements, les fournitures de bureau et suivi des livraisons ainsi que les paiements y afférents du Bureau terrain ;
• Gerer les equipements du Bureau terrain en lien avec l’administration du Bureau central ONU FEMMES a Yaoundé
• Assurer la rédaction des comptes rendus de réunions ;
• Rediger les correspondances, les premieres moutures de contrat des partenaires
• Veiller au respect des normes de securité sur le terrain
• Collaborer avec le service administratif du Bureau central a Yaounde pour toute autre tâche administrative

Faciliter la gestion et le partage des connaissance

• Contribuer aux initiatives du bureau sur les processus de gestion internes et externes ;
• Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion financière et administrative ; 
• Diffuser auprès du personnel et partenaires les informations en vue de renforcer les capacités et connaissances ;
• Concevoir et/ou introduire des innovations dans les pratiques quotidiennes de  gestion.

Competencies

1. Valeurs et Principes de Base

• Intégrité: Démontrer une consistance dans la mise en avant et la promotion des valeurs d’ONU Femmes dans les actions et décisions conformément avec le Code de Conduite des Nations Unies.
• Sensibilité culturelle/Valorisation de la diversité: Démontrer une appréciation de la nature multi culturelle de l’organisation et de la diversité du personnel. Ouverture internationale, appréciation des différences de valeur et apprentissage de la diversité culturelle.

2. Principales Compétences

• Ethique et valeurs: Exemplarité / Sauve garde de l’éthique et de intégrité;
• Connaissance de l’organisation: Bonne connaissance de l’organisation et objectivité
• Entreprenant et incitatif / Coaching et Mentoring: auto formation, entreprenant.
• Travail d’équipe: Agir comme un membre de l’équipe et facilitateur du travail d’équipe
• Communication et échange d’information: faciliter et encourager une communication ouverte au sein de l’équipe
• Auto organisation et intelligence émotionnelle: Créer des synergies à travers le contrôle de soi
• Gestion de conflit / Négociation et résolution de désaccord
• Partage de connaissance / apprentissage continue: Apprendre et partager les connaissances et encourager la connaissance des autres

3. Compétences Fonctionnelles

• Habilité à mettre en œuvre une grande variété de tâches administratives en lien avec les opérations, la gestion des ressources et des services ;
• Grande capacité organisationnelle ;
• Habilité à faire de la recherche, sélectionner des informations pertinentes et tenir et mettre à jour des informations et des données ;
• Connaissance des procédures de passation de marché et des bonnes pratiques ;
• Bonne application des supports IT et systèmes de gestion. 

Required Skills and Experience

• Licence en droit, ou en administration, ou en finances.
• Minimum de 3 ans d’expérience dans l’administration d’une société ou organisation de référence est exigée.
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, etc.), connaissance bien développée de l’Excel et systèmes de gestion de base de données.
• Bonne connaissance des procédures de gestion administrative et financière des Nations Unies.
• Bonne connaissance de la zone d’implementation du projet est un atout.

LANGUE

• Parfaite maîtrise du Français, écrit et parlé
• La connaissance de l’Anglais est un atout.
• Bonnes connaissances en informatique de base, y compris Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel), et expérience dans la gestion de bases de données.

TO APPLY

All interested candidates are invited to apply online through the following link: https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=7618&hrs_jo_pst_seq=1&hrs_site_id=2