Poste : Administrateur de Bureau Pays / Country Office Administrator

INSO LCB

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités au Cameroun, l’ONG Internationale humanitaire INSO recherche un Administrateur de Bureau Pays (Admin, Finance, Logistique, RH)  

Localisation : Maroua

Disponibilité : Immédiate

Présentation de l’ONG :

INSO est une ONG qui soutient l’accès humanitaire pour les ONGs en fournissant des analyses fiables et objectives, en temps réel, sur les conditions locales pertinent a l’accès humanitaire. INSO permet d’améliorer le partage de l’information et la coordination entre les ONGs pour l’intérêt collectif tout en préservant la neutralité de l’aide humanitaire. INSO travaille particulièrement sur les problématiques d’accès humanitaire, de bonnes pratiques de veille d’information. INSO fournit des alertes et des recommandations, des analyses, des données contextuelles précises, statistiques, cartographiques. INSO organise également des réunions et des formations. L’ONG INSO est présente au Cameroun depuis Novembre 2018, et sur le Bassin du Lac Tchad depuis 2016.

Principales Tâches :

• Responsable de la gestion administrative, logistique et financière du projet INSO au Cameroun, sous la supervision du Responsable RH Admin LCB et Responsable Finance LCB
• Gérer, diriger, orienter, superviser et discipliner l'ensemble du personnel administratif de la mission en conformité aux règles d’INSO.
• Faire appliquer et contrôler le projet INSO au Cameroun, les règles budgétaires des bailleurs de fonds, les procédures et responsabilités financières.
• Diriger, superviser et faire appliquer les politiques logistiques et leurs exigences des bailleurs de fonds et d’INSO.
• Diriger, appliquer et contrôler l'efficacité des politiques de ressources humaines et administratives de la mission en conformité à celle d’INSO.

Tâches spécifiques :

• Mener des séances régulières de suivi de la performance et identifier les forces et faiblesses, les opportunités et les performances du personnel administratif de la mission,
• Instruire et discipliner le personnel peu performant le cas échéant,
• Expliquer et faire comprendre les lignes hiérarchiques,
• Créer un environnement amical, respectueux et dynamique au sein des équipes du personnel administratif,
• Veiller à ce que les politiques INSO sur les banques, gestion de trésorerie, livre de caisse et factures soient 100% appliquées dans toute la mission,
• Veiller à ce que les dépenses du projet soient effectuées à 100% en conformité avec les règles des bailleurs de fonds et d’INSO,
• Veiller à ce que toutes les dépenses avant approbation soient correctement codifiées en conformité aux lignes du budget approuvé,
• Enregistrer systématiquement toutes les dépenses approuvées dans SunSystem, et soumettre les rapports financiers au Responsable Finance INSO LCB,
• Préparer le rapport mensuel des dépenses budgétaires (BvA) et le soumettre au Responsable Finance INSO LCB,
• Aviser et conseiller le Directeur INSO LCB dans les meilleurs délais sur toute problématique budgétaire
• Respecter les échéances des bailleurs de fonds et d’INSO, produire les rapports financiers exigés dans les formats appropriés et les soumettre au Responsable Finance INSO LCB,
• Respecter les échéances fixées par le gouvernement au Cameroun, produire les rapports financiers et/ou d’activité dans les formats appropriés et les soumettre au Responsable Finance INSO LCB,
• Assurer la trésorerie disponible dans le pays, nécessaire pour le bon déroulement du projet et produire la demande de trésorerie (CTR) pour l’ensemble de la mission au Responsable Finance INSO LCB,
• Informer le Responsable Finance INSO LCB dans les meilleurs délais des pénuries potentielles de trésorerie à venir,
• Conserver en sécurité, arranger de façon cohérente et accessible les documents financiers vérifiables,
• Veiller à ce que tous les achats et contrats de la mission soient conformes aux règles des bailleurs de fonds et d’INSO,
• Veiller à ce que les seuils d’autorisations des signataires soient respectés pour tous les achats ou les contrats,
• Conserver de manière ordonnée, cohérente et accessible tous les documents vérifiables de passation de marché (Demande d’achat, cotations, analyses d’offres, notes de sélection etc.…),
• Aviser sans délais le Responsable RH Admin LCB de tout conflit d’intérêts connu,
• Tenir à jour et revoir périodiquement tous les contrats de location de la mission,
• Veiller à ce que le projet INSO respecte et suive toutes les exigences déclaratives fiscales au Cameroun, en matière d’achat de biens, de prestations de service et de contrat.
• Veiller à ce que 100% des actifs du projet, soient codifiés marqués et enregistrés dans un fichier standardisé,
• Veiller à ce que les actifs affectés à l’ensemble du personnel ou des bureaux soient documentés et enregistrés comme tel,
• Veiller à ce que le projet INSO respecte et suive toutes les exigences déclaratives au Cameroun, en matière de déclaration de ses actifs,
• Veiller à ce que les politiques de maintenance, de réparation, d’élimination efficace des actifs soient mises en place dans le projet en tenant compte des politiques d’INSO
• Veiller à ce que les tous les stocks achetés du projet soient sous contrôle et enregistrés de façon efficace,
• Maintenir à jour une base de données du pays pour l’ensemble des fournisseurs,
• Tenir à jour tous les documents officiels, d’enregistrement, d’assurance et/ou de garantie de tout article acheté,
• Veiller à ce que les annonces d’emploi vacant, les entretiens et rendez-vous suivent une procédure normalisée et transparente. Informer en temps opportun le Responsable RH Admin LCB, de tout conflit d’intérêt ou de népotisme,
• Veiller à ce que les contrats du personnel soient cohérents et complets conformément à la politique d’INSO,
• Veiller à ce que tous les contrats de travail vérifiables soient organisés de manière cohérente, logique et accessible,
• Garder complets et à jour les dossiers du personnel du projet (les contrats, CV, feuille de congés, mesures disciplinaires, certificat d’assurance…),
• Calculer et présenter la paie mensuellement des employés nationaux au Responsable RH Admin LCB pour sa confirmation,
• Maintenir à jour le suivi des congés de tout le personnel de la mission,
• S’assurer que les politiques d’INSO soient conformes aux réglementations légales du pays en matière du droit social et droit du travail,
• S’assurer que le projet INSO respecte et suive toutes les exigences déclaratives au Cameroun, en matière de déclarations sociales et fiscales relatives aux salaires,
• Veiller à ce que 100% du personnel international ont tous les visas concernés, permis et autre documents exigés par le gouvernement Camerounais,
• Coordonner avec le Responsable RH Admin LCB les voyages internationaux du personnel INSO.
• Former tout le personnel INSO (international et national) ayant des responsabilités administratives, financières et logistiques, sur les procédures et politiques des bailleurs de fonds et d’INSO,

Qualifications :

• Excellent Français et Anglais, parlés et écrits
• Minimum 3 ans d’expérience sur poste équivalent
• Solide expérience en management
• Maitrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook...) et des logiciels de comptabilité (QuickBooks, SunSystem)
• Connaissance dans les systèmes et procédures financières, incluant les principes de comptabilité et d’audit,
• Connaissances avérées en matière de comptabilité, incluant la préparation et l’analyse des documents financiers et d’audit
• Volonté à s’investir dans son temps de travail
• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité avec faire la liaison avec les tiers, autorités locales, ONGs, fournisseurs, banques, auditeurs, et le siège
• Expérience en ONG dans le secteur administratif, financier et logistique
• Diplômé d’études supérieures de comptabilité et de management

Clause d’Avertissement : Cette description des taches n’est pas une liste exhaustive des compétences, efforts, devoirs et responsabilités en rapport avec le poste.

Les dossiers de candidature (Lettre de motivation, CV détaillé, référence d’au moins 3 personnes) doivent être envoyés à l’adresse e-mail jobs@cmr.ngosafety.org avec la mention de l’objet du courrier électronique « Recrutement Administrateur de Bureau Pays » 

Date limite de dépôt des candidatures : 22/02/2019 à 12h00.

NB : Il est à noter que les candidatures seront traitées spontanément après réception, seuls les candidats présélectionn&ea